Pozycjonowanie biur do wynajęcia

Wynajem biura nie jest zakupem z półki. Osoba, która odpowiada za przeprowadzkę firmy, zwykle najpierw zawęża okolicę, potem typ przestrzeni, a dopiero na końcu porównuje konkretne oferty. W wyszukiwarce widać to w frazach: rodzaj biura z nazwą miasta lub dzielnicy, coworking blisko dworca, sala na szkolenie na jeden dzień, adres do rejestracji spółki. Każda z tych fraz to inny najemca i inna oferta, którą Państwo mogą pokazać.

Trzy typy zapytań, które warto rozdzielić

Pierwszy typ to zapytania o rodzaj przestrzeni: biuro serwisowane, biuro na pół roku, stanowisko w otwartej przestrzeni. Drugi to zapytania o miejsce: dzielnica, ulica, sąsiedztwo dużego węzła komunikacyjnego. Trzeci to zapytania o warunki: z parkingiem, dostępne od zaraz, z salą konferencyjną w cenie. Osoba, która wpisuje trzecie, jest najbliżej decyzji. Na takie pytania odpowiada podstrona ze zwięzłym opisem warunków, a nie ogólna strona główna.

Ogólne dane o zachowaniach Polaków w sieci potwierdzają, że szukanie usług w internecie jest powszechne: według GUS w ciągu 3 miesięcy przed badaniem w 2025 r. informacji o towarach i usługach szukało w internecie 66,2% osób w wieku 16-74 lata. To dane o całej populacji, nie o najemcach biur, więc traktujemy je jako tło, a nie prognozę dla Państwa obiektu.

Ćwiczenie na pierwszy dzień

1. Otworzyć okno prywatne w przeglądarce, żeby wyniki nie zależały od Państwa historii.
2. Wpisać sześć fraz: rodzaj biura z nazwą miasta, to samo z nazwą dzielnicy, biuro z parkingiem, coworking, sala konferencyjna, adres do rejestracji firmy.
3. Dla każdej frazy zapisać w arkuszu, kto jest najwyżej w wynikach i czy Państwa obiekt widnieje w mapach.
4. Sprawdzić to samo na telefonie, bo najemcy często zaczynają od niego.
5. Zaznaczyć frazy, przy których nie ma Państwa wcale. To będzie lista podstron do napisania.

Profil Firmy w Google może utworzyć firma, która ma placówkę stacjonarną odwiedzaną przez klientów albo świadczy usługi u nich na miejscu. Biuro do wynajęcia spełnia pierwszy warunek: najemca przychodzi obejrzeć lokal, a potem korzysta z recepcji, sal i wspólnych stref. Warto więc założyć osobny profil dla każdego adresu, pod którym można obejrzeć ofertę, a nie jeden profil dla całej spółki.

Nazwa, kategoria i opis

Nazwa w profilu ma odpowiadać rzeczywistej nazwie używanej konsekwentnie na szyldzie, stronie i w materiałach. Nie dopisujemy do niej fraz w rodzaju wynajem biur Kraków, bo to niezgodne z tą zasadą. Google zaleca też użycie jak najmniejszej liczby kategorii, możliwie najbardziej szczegółowych, które określają rodzaj firmy, a nie opisują świadczone usługi. Warto wybrać jedną kategorię główną, która najlepiej opisuje obiekt, i najwyżej dwie uzupełniające.

Zdjęcia w profilu prosimy robić własne. Zdjęcia poglądowe z banku obrazów wprowadzają najemcę w błąd, a przy umowie na kilka lat rozczarowanie po oglądaniu kończy się utratą zaufania. Wejście, hol, korytarz i realny pokój pokazują to, co najemca zobaczy naprawdę.

1. Wejść na stronę Profilu Firmy w Google, wybrać dodanie firmy i wpisać nazwę obiektu tak, jak jest na szyldzie.
2. Podać dokładny adres budynku i piętro w opisie, jeśli wejście jest niejednoznaczne.
3. Wybrać kategorię główną oraz, w razie potrzeby, jedną lub dwie dodatkowe.
4. Uzupełnić godziny recepcji i godziny oglądania ofert, a osobno święta.
5. Dodać telefon do opiekuna ofert, a nie do centrali, która nie odbiera.
6. Przejść weryfikację metodą, którą Google zaproponuje, i sprawdzić, czy profil jest potwierdzony.
7. Wgrać zdjęcia: wejście, recepcję, korytarz, pokoje wzorcowe, sale i parking.

Czego nie robić

• Nie zakładać profili dla adresów, pod którymi nie da się nikogo spotkać.
• Nie zmieniać nazwy na dłuższą tylko po to, żeby dopisać frazę.
• Nie kupować opinii i nie prosić o nie w zamian za korzyści.

Dla najemcy opinia o biurowcu ma szczególną wagę, bo umowa najmu wiąże na miesiące lub lata. Czyta więc uważniej niż przy zwykłym zakupie: co mówią najemcy o hałasie, o klimatyzacji, o recepcji, o szybkości reakcji na awarię. Odpowiedź właściciela na krytyczną opinię bywa czytana równie uważnie jak sama opinia.

Jak prosić o opinię zgodnie z zasadami

Zasady treści Google zabraniają sprzedawcom oferowania korzyści, takich jak pieniądze, rabaty albo bezpłatne produkty, w zamian za opublikowanie opinii albo zmianę lub usunięcie negatywnej opinii. W praktyce oznacza to, że nie oferujemy najemcy darmowego miesiąca ani sali konferencyjnej za pięć gwiazdek. Możemy natomiast poprosić o opinię każdego, kto korzystał z obiektu, bez warunków i bez wybierania tylko zadowolonych.

Zapisujemy też, kto po stronie obiektu odpowiada na opinie. Gdy odpowiedzi piszą trzy różne osoby, ton bywa niespójny, a najemca odbiera to jako brak porządku w zarządzaniu budynkiem. Jedna osoba i krótki wzór odpowiedzi rozwiązują ten problem bez dodatkowych kosztów.

Osobna sprawa to opinie umieszczane na własnej stronie. Prawo o nieuczciwych praktykach rynkowych traktuje zamieszczanie nieprawdziwych opinii konsumentów jako nieuczciwą praktykę. Najemcy biur to zwykle firmy, ale zasada uczciwości pozostaje ta sama: cytujemy tylko prawdziwe wypowiedzi i nie poprawiamy ich treści.

1. Skopiować z Profilu Firmy krótki link do formularza opinii.
2. Wysłać go do najemców w e-mailu po podpisaniu umowy i po pierwszym miesiącu korzystania, z krótką prośbą bez obietnic.
3. Umieścić ten sam link w stopce wiadomości opiekuna najemcy i na tablicy przy recepcji, w formie kodu QR.
4. Odpowiadać na każdą opinię w ciągu kilku dni, spokojnie i rzeczowo, bez ujawniania warunków umowy.
5. Na krytykę o awarii odpisać, co zrobiono, i podać kontakt do osoby, która prowadzi sprawę.
6. Raz w miesiącu przejrzeć nowe opinie i zapisać powtarzające się uwagi, żeby naprawić przyczynę.

Nie znamy liczb, które pokazałyby, w których miesiącach zapytań o biura jest najwięcej w Państwa mieście, i nie będziemy ich zgadywać. Możemy natomiast wskazać zdarzenia z kalendarza firm, które zwykle uruchamiają szukanie lokalu: koniec umowy w dotychczasowym biurze, start nowego projektu, powiększenie zespołu, otwarcie oddziału, rozpoczęcie roku szkoleniowego. Dla obiektu z salami dochodzi kalendarz konferencji i szkoleń.

Jak sprawdzić własną sezonowość

Warto też pamiętać o sezonowości wewnątrz tygodnia. Firmy oglądają biura głównie w dni robocze, więc godziny oglądania w Profilu Firmy i na stronie powinny być zapisane wprost, razem z informacją, czy oglądanie wymaga wcześniejszego umówienia.

Najlepszym źródłem są Państwa dane: daty zapytań i podpisanych umów z ostatnich lat oraz raport wyszukiwań w Search Console. To on pokaże, w których miesiącach do strony trafia więcej osób szukających konkretnych fraz. Google Trends dostarcza wykresy względne, więc dobrze nadaje się do porównania fraz, ale nie do liczenia zapytań.

1. Zebrać z ostatnich dwóch lat daty każdego zapytania o biuro i każdej podpisanej umowy.
2. Zestawić je miesiącami w prostej tabeli i zaznaczyć miesiące, w których było ich najwięcej i najmniej.
3. W Search Console wybrać raport Skuteczność i porównać zakresy dat z tych samych miesięcy dwóch lat.
4. W Google Trends porównać dwie lub trzy frazy, na przykład biuro do wynajęcia i coworking, w Państwa województwie.
5. Na miesiąc przed pikiem odświeżyć opisy ofert, zdjęcia i dostępność.
6. W miesiącach słabszych publikować poradniki i porządkować profil, bo pracę zaczyna się z wyprzedzeniem.

Najemca może zapytać asystenta o coś takiego: gdzie wynająć biuro dla dziesięciu osób blisko dworca albo czym różni się biuro serwisowane od tradycyjnego najmu. Odpowiedź powstaje na podstawie stron, które asystent potrafi odczytać, i informacji o lokalnych firmach. Jeśli Państwa oferta jest opisana mętnie, a dane kontaktowe różnią się między stronami, asystent ma mniej materiału.

Co wiemy ze źródeł producentów

Google podaje, że nie ma dodatkowych wymagań ani specjalnych optymalizacji, żeby treść pojawiła się w AI Overviews lub AI Mode. Ważne jest, żeby strona była zindeksowana i dopuszczona do wyświetlania. OpenAI z kolei podaje, że robot OAI-SearchBot służy do pokazywania stron w wynikach wyszukiwania ChatGPT, a strony, które go blokują, nie są pokazywane w odpowiedziach wyszukiwania ChatGPT. Wniosek praktyczny jest prosty: nie blokujemy tych robotów i dbamy o jasny, prawdziwy opis oferty.

1. Zadać w ChatGPT i w Gemini pięć pytań, które zadałby najemca, i zapisać, jakie obiekty są wymieniane.
2. Sprawdzić, czy Państwa obiekt pojawia się, a jeśli nie, które strony zostały zacytowane.
3. Otworzyć plik robots.txt na własnej stronie i upewnić się, że nie ma w nim reguły blokującej OAI-SearchBot.
4. Sprawdzić, że opis oferty ma nazwę obiektu, adres, typ przestrzeni i warunki najmu zapisane zwykłym tekstem, a nie tylko w obrazie.
5. Powtarzać test co kwartał i porównywać wpisy w arkuszu.

W wynajmie biur oba narzędzia mają swoje miejsce. Reklama płatna przydaje się, gdy trzeba szybko zapełnić wolne piętro, otworzyć nowy obiekt albo promować ofertę na konkretną frazę. Pozycjonowanie buduje widoczność stopniowo i daje ją także wtedy, gdy kampania jest wyłączona. Warto wiedzieć, że według Google nie można poprosić o podniesienie pozycji w wynikach lokalnych ani za to zapłacić.

Jak rozdzielić budżet i pracę

Reklama sponsorowana nie wpływa na miejsce w wynikach organicznych ani w mapach. Jeżeli Państwo płacą za kliknięcia, kupują ruch, ale nie budują pozycji strony. Dlatego traktujemy reklamę jako uzupełnienie, a nie zastępstwo. Pozycjonowania nie da się też kupić na krótką chwilę przed oglądaniem, bo wymaga systematycznej pracy przez kilka miesięcy.

Osobno warto ocenić, czy reklama ma sens dla obiektów pełnych. Jeśli wszystkie biura w budynku są wynajęte, kampania na ich frazy generuje zapytania, na które nie ma odpowiedzi, a najemca, który usłyszy, że nic nie ma, rzadko wraca. Lepiej wtedy zebrać dane kontaktowe na listę oczekujących i dopiero przy zwolnieniu lokalu poinformować zainteresowanych.

1. Zapisać, które biura mają dziś wolne terminy i na jakich frazach chcą Państwo je promować.
2. Dla świeżo otwartego obiektu lub wolnego piętra uruchomić kampanię na frazy z nazwą dzielnicy i typem biura.
3. Dla stałych ofert prowadzić pozycjonowanie: podstrony, Profil Firmy i opinie.
4. Ustalić miesięczny limit wydatków na reklamę, żeby nie przekraczał wartości najmu jednego wolnego biura w okresie pustostanu.
5. Po każdej kampanii zapisać, ile zapytań i oglądań z niej wyszło, i porównać z okresem bez reklamy.

Wynajem własnych biur przez właściciela nie jest pośrednictwem w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami. Inaczej jest, gdy ktoś za wynagrodzeniem prowadzi czynności zmierzające do zawarcia przez inne osoby umowy najmu. Według art. 179b tej ustawy pośrednictwo w obrocie nieruchomościami polega na odpłatnym wykonywaniu czynności zmierzających do zawarcia przez inne osoby umów, między innymi najmu lub dzierżawy nieruchomości lub ich części. Zgodnie z art. 180 ust. 3 zakres czynności określa umowa pośrednictwa, a wymaga ona formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności.

Co z tego wynika dla strony

Jeśli na stronie Państwo lub partner wystawiają oferty innych właścicieli, opis powinien jasno mówić, w czyim imieniu działają Państwo i na jakiej podstawie. Nie oceniamy tu indywidualnej sytuacji. Jeżeli nie ma pewności, czy działalność jest pośrednictwem, trzeba zapytać prawnika.

Przy formularzach zapytań obowiązuje RODO: zbierając dane osobowe od osoby, której dotyczą, administrator podaje między innymi swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz cele i podstawę prawną przetwarzania (art. 13 ust. 1 RODO). Formularz zapytania o biuro ma więc mieć krótką klauzulę informacyjną.

1. Sprawdzić z prawnikiem, czy Państwa działalność jest pośrednictwem w rozumieniu ustawy, czy zwykłym najmem własnych lokali.
2. Dopisać na stronie, kto jest wynajmującym, i podać dane rejestrowe spółki w stopce.
3. Pod formularzem umieścić klauzulę z tożsamością administratora, celem i podstawą przetwarzania danych.
4. Dodać odnośnik do polityki prywatności i sprawdzić, czy opisuje formularz oraz telefon.
5. Przechowywać wiadomości z formularza tylko tak długo, jak trwa obsługa zapytania, zgodnie z tym, co Państwo zapiszą w polityce.

Trzy źródła danych odpowiadają na trzy różne pytania. Search Console pokazuje, jak strona wypada w wyszukiwarce. Statystyki Profilu Firmy pokazują zachowanie w mapach. GA4 opisuje zachowanie na stronie i pozwala oznaczyć zdarzenia, które są dla Państwa zapytaniami.

Co pokazuje każde z narzędzi

Raport Skuteczność w Search Console domyślnie pokazuje dane z ostatnich 3 miesięcy, a wymiary to między innymi zapytania, strony, kraje, urządzenia i daty. Dane o skuteczności Profilu Firmy obejmują połączenia (kliknięcia Zadzwoń), kliknięcia do witryny, wiadomości oraz hasła wyszukiwania aktualizowane na początku każdego miesiąca. W GA4 zdarzenie oznacza się jako key event w Administracji, w sekcji Wyświetlanie danych, w zakładce Zdarzenia, klikając ikonę gwiazdki.

Na koniec każdego kwartału warto zestawić trzy liczby obok siebie: wyświetlenia w Search Console, połączenia z Profilu Firmy i wysłane formularze z GA4. Jeśli rosną wyświetlenia, a nie rosną zapytania, problem leży zwykle w treści oferty lub w formularzu, a nie w widoczności. Jeśli rosną zapytania, a spada liczba podpisanych umów, warto przyjrzeć się procesowi oglądania i ofercie handlowej.

1. Zweryfikować stronę w Search Console i zapisać datę, od której zbierane są dane.
2. Raz w miesiącu otworzyć raport Skuteczność, wybrać zakres 3 miesięcy i zapisać kliknięcia oraz wyświetlenia dla podstron biur.
3. Wypisać zapytania, na które Państwa strona się wyświetla, a nie ma osobnej podstrony, i dodać je do listy prac.
4. W Profilu Firmy sprawdzić statystyki połączeń, kliknięć do witryny i wiadomości oraz hasła wyszukiwania.
5. W GA4 oznaczyć gwiazdką jako key event wysłanie formularza i kliknięcie w numer telefonu.
6. Dopisać do arkusza liczbę zapytań i oglądań z każdego miesiąca, żeby zestawić z ruchem.

Błędy, które widzimy przy przeglądzie serwisów obiektów biurowych, powtarzają się. Pierwszy to różne dane kontaktowe w kilku miejscach: telefon z recepcji na stronie, telefon z centrali w mapach, stary adres w katalogu. Drugi to podstrony miast z tym samym tekstem i podmienioną nazwą. Trzeci to oferta, która została już wynajęta, a nadal jest opisana jako dostępna.

Lista kontrolna do samodzielnego przeglądu

• Nazwa, adres i telefon identyczne na stronie, w Profilu Firmy i w katalogach.
• Każda podstrona lokalizacji opisuje prawdziwy obiekt lub prawdziwy zakres obsługi.
• Oferty wynajęte oznaczone albo usunięte.
• Zdjęcia aktualne, bez zdjęć poglądowych ze stocka podanych jako zdjęcia obiektu.
• Formularz działa i jest sprawdzany co tydzień.

Do tej listy należy dodać sprawę opinii. Zasady Google zabraniają oferowania korzyści w zamian za opinie, więc nie warto uczyć pracowników recepcji, że można rozdawać rabaty za pięć gwiazdek. To jedno z pewniejszych źródeł kłopotów z profilem.

1. Wydrukować listę powyżej i przejść po niej dla każdego obiektu, odhaczając punkty.
2. Zapisać rozbieżności w danych kontaktowych i poprawić je w jednym dniu, we wszystkich miejscach.
3. Dla podstron o zbliżonej treści zdecydować, czy je połączyć, czy napisać na nowo pod konkretny obiekt.
4. Wyznaczyć osobę, która co tydzień oznacza wynajęte oferty jako niedostępne.
5. Wrócić do listy po kwartale i porównać wyniki w Search Console.

Wiele z opisanych tu kroków wykona osoba z recepcji lub marketingu. Z czasem pojawiają się rzeczy, które wymagają regularnej pracy: pisanie nowych podstron, pilnowanie techniki, odpowiadanie na zmiany w wynikach. Jeśli nie ma na to osoby lub czasu, lepiej zlecić to zewnętrznie niż zostawić w połowie.

Od czego zależy koszt

Koszt pozycjonowania zależy od liczby konkurencyjnych obiektów w okolicy, od tego, czy działają Państwo w jednym mieście, czy w kilku, oraz od stanu strony. Zakres prac zależy też od liczby obiektów i typów ofert, bo każda podstrona wymaga opisu i zdjęć. Nie podajemy tu kwot, bo bez przeglądu strony byłyby zgadywaniem.

Warto wiedzieć, że Google podaje, że nikt nie może zagwarantować pierwszego miejsca w Google, i ostrzega przed firmami SEO, które gwarantują pozycje. Umowę z agencją trzeba więc czytać pod kątem zakresu prac, raportów i osoby opiekuna, a nie obietnic miejsc.

1. Zapisać, które z opisanych czynności wykonują Państwo dziś regularnie, a które odkładają.
2. Zebrać dostęp do Search Console, GA4 i Profilu Firmy, żeby zlecający mógł od razu zacząć.
3. Poprosić agencję o plan prac na piśmie z listą podstron, technicznych poprawek i terminami raportów.
4. Ustalić, kto po Państwa stronie odpowiada za zdjęcia i aktualność ofert.
5. Po trzech miesiącach porównać dane z arkusza z wynikami w Search Console i ocenić kierunek.