Spójność danych firmy w sieci: nazwa, adres i telefon bez rozbieżności

Czym jest spójność danych firmy i komu służy

Spójność danych firmy to stan, w którym każde miejsce w internecie podaje tę samą nazwę, ten sam adres i ten sam numer telefonu firmy. W branży przyjęło się na to angielskie określenie NAP, czyli skrót od słów oznaczających nazwę, adres i telefon. W praktyce do tej trójki dochodzą jeszcze adres strony internetowej i godziny otwarcia, bo one również decydują o tym, czy klient skutecznie się z firmą skontaktuje.

Pierwszym odbiorcą tych danych jest człowiek. Osoba, która szuka stomatologa w Bydgoszczy, widzi adres w Mapach Google, numer na stronie gabinetu i jeszcze inny numer w starym katalogu branżowym. Jeśli zadzwoni pod nieczynny numer albo pojedzie pod poprzedni adres, najczęściej nie szuka dalej, tylko wybiera inny gabinet. Rozbieżność w danych jest więc przede wszystkim stratą konkretnych zapytań i wizyt.

Drugim odbiorcą jest wyszukiwarka. W pomocy Profilu Firmy Google wyjaśnia, że wyniki lokalne zależą głównie od trafności, odległości i rozpoznawalności, a firmy z pełnymi i aktualnymi informacjami mają większe szanse na pojawienie się w lokalnych wynikach. Ta sama strona pomocy ostrzega, że błędne dane mogą sprawić, iż profil nie wyświetli się przy pasujących wyszukiwaniach. Szerzej opisujemy te trzy czynniki we wpisie o tym, jak działają czynniki wyników lokalnych w Google.

Warto uczciwie oddzielić to, co Google potwierdza, od tego, co jest obserwacją z praktyki. Google nie publikuje informacji, że zgodność wpisów w katalogach jest osobnym czynnikiem rankingowym. Potwierdzone jest natomiast, że dane w profilu mają być dokładne i zgodne z rzeczywistością oraz że Google zbiera informacje o firmie także z innych źródeł. Z naszych obserwacji wynika, że firmy z uporządkowanymi danymi rzadziej mają kłopoty z niechcianymi zmianami w profilu, z duplikatami i z weryfikacją.

Co zasady Google mówią o nazwie, adresie i telefonie

Zasady Google wymagają, aby profil przedstawiał firmę dokładnie tak, jak funkcjonuje ona w rzeczywistości. Opisuje to strona pomocy Wskazówki na temat umieszczania informacji o firmie w Google, która jest najlepszym punktem odniesienia przy ustalaniu wzorca danych.

Nazwa firmy

Nazwa w profilu powinna być zgodna z tym, co widnieje na szyldzie, na stronie internetowej i na papierze firmowym. Google wymienia, czego do nazwy dopisywać nie wolno: haseł marketingowych, godzin otwarcia, numerów telefonów i adresów stron, informacji o usługach lub produktach ani informacji o lokalizacji. Kancelaria z Krakowa, która w profilu dopisuje do nazwy słowa o rozwodach i spadkach, łamie więc zasady, a jednocześnie sama tworzy rozbieżność z nazwą widoczną na stronie i w rejestrze.

Osobną sprawą jest forma prawna. Według tych samych wskazówek określenia prawne, takie jak skrót spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, mogą znaleźć się w nazwie tylko wtedy, gdy firma potrafi pokazać autentyczne materiały, na przykład szyld, wizytówkę lub fakturę, na których konsekwentnie występują. Zbędne informacje w nazwie mogą skończyć się zawieszeniem profilu. Jak wygląda wtedy procedura, opisujemy we wpisie o tym, co robić, gdy pojawia się zawieszony Profil Firmy w Google.

Adres

Adres ma być dokładny i poprawny oraz wskazywać miejsce, w którym firma faktycznie działa. Skrytki pocztowe nie są dozwolone, a adres biura wirtualnego, pod którym firma nie prowadzi działalności, nie kwalifikuje się do profilu. Numer lokalu lub piętro można podać. Firmy, które świadczą usługi u klienta i nie mają oznaczonej placówki, tworzą jeden profil z określonym obszarem działania i ukrywają adres. Google podaje tu przykład hydraulika, którego firma jest zarejestrowana pod prywatnym adresem.

Ten ostatni przypadek ma duże znaczenie dla spójności. Hydraulik z Łodzi, który nie pokazuje adresu w profilu, nie powinien eksponować go także w katalogach i mediach społecznościowych jako miejsca przyjmowania klientów. Wystarczy wtedy spójna nazwa, telefon, adres strony i jednakowo opisany obszar działania.

Telefon i strona internetowa

Numer telefonu i adres strony powinny dotyczyć konkretnej lokalizacji firmy. Google zaleca, aby tam, gdzie to możliwe, podać numer lokalny zamiast numeru centrali. Numer musi pozostawać pod bezpośrednią kontrolą firmy, nie może przekierowywać na inny numer niż firmowy, a numery o podwyższonej opłacie są niedozwolone. Podobnie adres strony nie powinien odsyłać gdzie indziej niż do serwisu firmy, na przykład do profilu w mediach społecznościowych. Oprócz numeru głównego w profilu można podać najwyżej dwa numery dodatkowe.

Gdzie w sieci widnieją dane firmy

Dane firmy są widoczne w znacznie większej liczbie miejsc, niż właściciel zwykle pamięta. Część z nich firma założyła sama, część powstała automatycznie na podstawie rejestrów publicznych, a część dodali klienci lub dawni pracownicy. Przegląd warto zacząć od spisania wszystkich grup miejsc, bo każda wymaga innego sposobu poprawiania.

Rejestry mają tu szczególną pozycję. Wiele katalogów samodzielnie pobiera dane z ewidencji działalności gospodarczej i z rejestru sądowego. Jeśli więc w rejestrze widnieje stary adres, będzie on powracał w kolejnych serwisach mimo ręcznych poprawek. Obowiązki i terminy zgłaszania zmian w rejestrach wynikają z przepisów i zależą od formy prowadzenia działalności, dlatego w razie wątpliwości warto zapytać o nie księgową lub prawnika.

Google nie opiera się wyłącznie na tym, co wpisze właściciel. W edycji profilu znajduje się sekcja o nazwie Zebrane informacje, w której można zobaczyć dane pozyskane przez Google oraz ich źródło, a w razie potrzeby je usunąć. Stary numer z zapomnianego wpisu może więc pojawić się tam, gdzie nikt się go nie spodziewa. O tym, że te same dane czytają także asystenci, piszemy we wpisie o tym, jak wypada lokalna firma w odpowiedziach AI.

Jak ustalić jeden wzorzec danych

Wzorzec danych to jedna, zapisana w firmie wersja nazwy, adresu, telefonu, adresu strony i godzin otwarcia, do której porównuje się wszystkie wpisy. Bez niego przegląd szybko zamienia się w poprawianie jednych rozbieżności innymi, bo każda osoba w firmie zapisuje dane trochę inaczej.

Nazwę warto przyjąć w brzmieniu z szyldu i ze strony, zgodnie z zaleceniem Google. Pełna nazwa z rejestru, razem z formą prawną lub imieniem i nazwiskiem właściciela, ma swoje miejsce na fakturach, w regulaminie i w danych rejestrowych w stopce. Ważne, aby obie wersje były zapisane we wzorcu i aby było jasne, której używa się gdzie.

Adres dobrze jest zapisać w kolejności: ulica z numerem budynku i lokalu, kod pocztowy, miejscowość. Telefon najlepiej zapisać w dwóch postaciach: tak, jak ma być widoczny dla ludzi, oraz z kodem kraju na potrzeby danych technicznych.

Te same dane w kodzie strony

Dane ze wzorca warto podać również w danych strukturalnych, czyli w opisie umieszczonym w kodzie strony w formacie zrozumiałym dla wyszukiwarek. Dokumentacja Google dla typu LocalBusiness, przeznaczonego dla firm działających lokalnie, wskazuje dwie właściwości wymagane: nazwę oraz adres w postaci obiektu PostalAddress. Wśród zalecanych są między innymi telefon, adres strony, współrzędne i godziny pracy. Dla telefonu dokumentacja zaleca podanie kodu kraju i numeru kierunkowego.

<script type="application/ld+json">
{
  "@context": "https://schema.org",
  "@type": "Plumber",
  "name": "Hydraulik Przykładowy",
  "address": {
    "@type": "PostalAddress",
    "streetAddress": "ul. Przykładowa 12/3",
    "postalCode": "90-001",
    "addressLocality": "Łódź",
    "addressCountry": "PL"
  },
  "telephone": "+48421234567",
  "url": "https://www.example.pl/"
}
</script>

Znaczenie pól adresu opisuje schema.org: streetAddress to ulica z numerem, addressLocality to miejscowość, postalCode to kod pocztowy, a addressCountry to kraj, najlepiej w postaci dwuliterowego kodu. Dokumentacja Google dla typu Organization dodaje, że takie dane pomagają wyszukiwarce zrozumieć informacje administracyjne o firmie, a umieszcza się je na stronie głównej lub na jednej stronie opisującej firmę.

Jak przeprowadzić przegląd wpisów o firmie

Przegląd wpisów polega na odnalezieniu wszystkich miejsc, w których występują dane firmy, i porównaniu każdego z nich ze wzorcem. Najwygodniej prowadzić go w arkuszu, w którym każdy wiersz to jedno miejsce w sieci, a kolumny zawierają adres wpisu, widoczną tam nazwę, adres, telefon, adres strony, godziny, informację o tym, kto ma dostęp do edycji, oraz stan poprawki.

1. Spisanie znanych miejsc

   Na początek do arkusza trafiają miejsca, o których firma wie: profil w Google, strona internetowa, konta w mediach społecznościowych, wpisy w katalogach, które ktoś kiedyś zakładał, oraz rejestr, w którym firma figuruje.

2. Wyszukanie wpisów zapomnianych

   Następnie warto wpisać w wyszukiwarkę w cudzysłowie kolejno: obecny i poprzedni numer telefonu, obecny i poprzedni adres, nazwę firmy z miejscowością oraz numer identyfikacji podatkowej. Cudzysłów sprawia, że wyszukiwarka szuka dokładnie takiego ciągu znaków, więc łatwo wychwycić wpisy ze starymi danymi.

3. Sprawdzenie Map Google pod kątem duplikatów

   W Mapach Google warto wyszukać nazwę firmy, a osobno jej numer telefonu i adres. Jeśli pojawia się więcej niż jeden punkt opisujący tę samą firmę, w arkuszu należy zapisać adresy obu wpisów.

4. Przejrzenie własnej strony

   Na stronie firmy dane występują zwykle w kilku miejscach: w stopce, na stronie kontaktowej, w danych strukturalnych, w regulaminie, w polityce prywatności i w starszych wpisach na blogu. Każde z tych miejsc powinno zostać porównane ze wzorcem.

5. Ocena każdej różnicy

   Przy każdym wierszu warto zaznaczyć, czy różnica jest groźna, czy kosmetyczna, oraz czy firma ma dostęp do edycji wpisu. Ta ocena decyduje o kolejności dalszych prac.

W samym profilu Google przegląd warto rozszerzyć o dwa miejsca. Pierwsze to wspomniana sekcja Zebrane informacje w edycji profilu, gdzie widać dane pozyskane z zewnątrz i ich źródło. Drugie to stan wprowadzonych zmian, do którego prowadzi odnośnik na stronie pomocy poświęconej edytowaniu profilu. Google sprawdza zmiany przed ich wprowadzeniem, więc sama edycja nie oznacza jeszcze, że nowe dane są widoczne dla klientów.

Przykład z praktyki pokazuje, jak wiele potrafi wyjść przy takim przeglądzie. Sklep z Poznania, który kilka lat wcześniej zmienił lokal, miał poprawny adres w profilu Google i na stronie kontaktowej. Stary adres pozostał jednak w stopce wiadomości wysyłanych z systemu sklepu, w sekcji informacji na Facebooku, w danych strukturalnych oraz w kilku katalogach, a w Mapach Google widniał dodatkowo osobny, niezweryfikowany punkt pod poprzednim adresem. Klienci, którzy wybierali odbiór osobisty, część zamówień próbowali odebrać w lokalu, w którym sklepu dawno nie było.

Przy większej liczbie lokalizacji przegląd prowadzi się osobno dla każdej placówki, bo każda ma własny adres, a zgodnie z zaleceniem Google także własny numer i własny adres strony. Zasady porządkowania takich profili opisujemy we wpisie o tym, jak powinna wyglądać firma z wieloma oddziałami w Google. Jeżeli przegląd ma objąć również stan techniczny serwisu i treści, naturalnym rozszerzeniem jest audyt SEO.

Jeśli chcą Państwo zamówić pozycjonowanie lokalne, zachęcamy do kontaktu: tel. 222 500 844 lub mailowo: biuro@pozycjonowaniestron.pl

Które różnice są groźne, a które kosmetyczne

Groźna jest każda różnica, przez którą klient trafia w złe miejsce, dzwoni pod numer, którego nikt nie odbiera, albo ma wątpliwość, czy dwa wpisy dotyczą tej samej firmy. Kosmetyczna jest różnica w samym sposobie zapisu, przy której człowiek i tak bez trudu rozpoznaje te same dane. Ten podział wynika z naszej praktyki i z prostego pytania zadawanego przy każdym wierszu arkusza: czy ta różnica może kosztować firmę zapytanie lub wizytę.

Z kosmetycznymi różnicami nie warto walczyć za wszelką cenę. Część serwisów sama przerabia zapis adresu według własnego szablonu, a profil Google porządkuje adres po swojemu po dopasowaniu go do mapy. Nie ma podstaw, aby twierdzić, że kropka po skrócie ulicy szkodzi widoczności. Jednolity zapis ułatwia natomiast pracę ludziom w firmie i zmniejsza ryzyko, że przy kolejnej zmianie ktoś przeoczy jeden z wariantów.

Jest jeszcze grupa pośrednia, którą trzeba ocenić indywidualnie. Należy do niej brak numeru lokalu w dużym biurowcu, adres rejestrowy podany tam, gdzie klienci szukają adresu punktu obsługi, oraz numer komórkowy właściciela widoczny obok numeru firmowego. W małej kamienicy brak numeru lokalu niczego nie zmienia, w budynku z kilkudziesięcioma firmami potrafi skutecznie utrudnić dotarcie do biura.

Osobnym tematem są numery służące do mierzenia połączeń z reklam. Jeżeli firma korzysta z takiego rozwiązania, warto zadbać, aby w profilu, na stronie i w katalogach widniał stały numer główny, a numery pomocnicze nie trafiały do trwałych wpisów. Zasady Google wymagają, aby numer w profilu był pod bezpośrednią kontrolą firmy i nie przekierowywał poza nią.

W jakiej kolejności poprawiać dane po zmianie adresu lub numeru

Po zmianie adresu lub numeru dane poprawia się od źródeł, z których korzystają inni, do miejsc najmniej ważnych: najpierw rejestr i własna strona, potem profil Google, następnie pozostałe mapy i media społecznościowe, a na końcu katalogi i materiały własne. Taka kolejność wynika z naszej praktyki. Odwrotna prowadzi do tego, że poprawione wpisy są po pewnym czasie nadpisywane starymi danymi ze źródła, którego nikt nie zmienił.

1. Rejestr

   Serwisy pobierające dane z ewidencji lub rejestru sądowego z czasem same pokażą nowy adres.

2. Strona internetowa

   Zmienia się stopkę, stronę kontaktową, mapę dojazdu, dane strukturalne, regulamin i politykę prywatności.

3. Profil Firmy w Google

   Zmienia się adres lub numer, ustawia pinezkę i przechodzi ponowną weryfikację, jeśli Google o nią poprosi.

4. Pozostałe mapy i media społecznościowe

   Kolej na inne wyszukiwarki i mapy oraz sekcje informacji na Facebooku, Instagramie, LinkedIn i YouTube.

5. Katalogi i serwisy branżowe

   Wpisy z arkusza poprawia się po kolei, zaczynając od tych, które pojawiają się wysoko po wpisaniu nazwy firmy w wyszukiwarkę.

6. Materiały własne i kontrola

   Wymienia się stopki wiadomości oraz szablony ofert i faktur, a po kilku tygodniach powtarza wyszukiwanie starych danych w cudzysłowie.

Zmiana adresu w profilu Google

Adres zmienia się w istniejącym profilu. Strona pomocy Zarządzanie adresem firmy opisuje ścieżkę następująco: po otwarciu profilu należy wybrać przycisk edycji profilu, przejść do karty Lokalizacja i przy pozycji Lokalizacja firmy kliknąć ikonę ołówka. Po wpisaniu danych zmianę się zapisuje. Jeśli system nie odnajduje adresu, dostępny jest przycisk dostosowania, który pozwala ręcznie ustawić pinezkę na mapie. W aplikacji Mapy Google tę samą edycję otwiera się z pozycji Firma w prawym dolnym rogu ekranu.

Według tej strony zmiany są zwykle widoczne w ciągu 10 minut, choć w niektórych przypadkach może to potrwać do 30 dni. Z kolei strona pomocy Edytowanie profilu firmy zaznacza, że po weryfikacji przeniesienie firmy pod nowy adres wymaga ponownego zgłoszenia do weryfikacji, a zmiana nazwy również wiąże się z ponowną weryfikacją. Dlatego nowy lokal powinien być oznaczony szyldem, zanim zmiana trafi do profilu. Przebieg tej procedury omawiamy we wpisie o tym, jak wygląda weryfikacja Profilu Firmy w Google.

Zmiana numeru telefonu

Przy zmianie numeru kolejność jest taka sama, ale dochodzi jedna zasada z praktyki: stary numer warto utrzymać przez okres przejściowy i odbierać na nim połączenia. Wpisy w cudzych serwisach i wydruki znikają powoli, a klient, który usłyszy komunikat o braku takiego numeru, zwykle uznaje, że firma przestała działać. W profilu Google nowy numer można podać jako główny, a dotychczasowy przez pewien czas pozostawić jako dodatkowy.

Co zrobić z duplikatami i starymi wpisami

Duplikat w Google rozwiązuje się przez usunięcie zbędnego profilu albo zgłoszenie scalenia, a stary wpis w obcym serwisie przez odzyskanie dostępu lub prośbę o poprawkę. Zasadę wyjściową podaje strona pomocy Rozwiązywanie problemów ze zduplikowanymi profilami i prawem własności: każda firma może mieć tylko jeden profil, a duplikaty są ukrywane w wyszukiwarce i w Mapach.

Ta sama strona rozstrzyga najczęstsze sytuacje. Firma, która się przeniosła, aktualizuje adres w dotychczasowym profilu, zamiast zakładać nowy. Przypadkowo utworzony duplikat zweryfikowanego profilu można usunąć bez wpływu na profil zweryfikowany, trzeba jednak upewnić się, że usuwany jest właściwy wpis, bo znikają wszystkie jego treści. Dwa wpisy tej samej firmy w Mapach można zgłosić do scalenia. Opinie zostają wtedy połączone, ale odpowiedzi właściciela mogą przepaść.

Bywa też, że profilem zarządza ktoś inny, na przykład dawny pracownik. W takiej sytuacji składa się prośbę o przyznanie dostępu, na którą obecny właściciel ma 3 dni. Poza Google reguły ustala każdy serwis osobno, a z naszej praktyki wynika, że najdłużej trwają sprawy w serwisach, które automatycznie kopiują dane z rejestrów.

Typowe pomyłki i sytuacje, w których przydaje się pomoc

Najczęstszą pomyłką jest uznanie sprawy za zamkniętą po poprawieniu profilu Google i strony kontaktowej. Stare dane zostają wtedy w miejscach, których nikt nie ogląda na co dzień. Druga pomyłka to założenie nowego profilu pod nowym adresem, co kończy się duplikatem. Powtarzają się też: dopisywanie usług i miejscowości do nazwy, kierowanie odnośnika z profilu do konta w mediach społecznościowych zamiast do strony firmy oraz pozostawienie dostępów na prywatnych kontach byłych pracowników.

• Wzorzec danych jest spisany i znany osobom, które publikują informacje o firmie.
• Nazwa w profilu Google jest taka sama jak na szyldzie i na stronie, bez dopisków.
• Adres w stopce, na stronie kontaktowej i w danych strukturalnych jest identyczny.
• W Mapach Google nie ma drugiego punktu opisującego tę samą firmę.
• Sekcja Zebrane informacje w profilu nie zawiera starych numerów ani adresów.
• Dane w rejestrze są aktualne, a dostępy do wpisów przypisane do firmowych kont.
• Wyszukanie starego adresu i numeru w cudzysłowie nie zwraca już wpisów o firmie.

Samodzielny przegląd w zupełności wystarcza małej firmie z jedną siedzibą. Wsparcie przydaje się wtedy, gdy firma ma wiele oddziałów, kilkakrotnie zmieniała nazwę lub adres, nie ma dostępu do własnego profilu albo po przeprowadzce utknęła na weryfikacji. W takich przypadkach porządkowanie danych jest u nas pierwszą częścią prac, które obejmuje pozycjonowanie lokalne oraz pozycjonowanie w Mapach Google. Nie obiecujemy przy tym określonych pozycji, bo o wynikach lokalnych decyduje wiele czynników.

Jeśli chcą Państwo zamówić pozycjonowanie lokalne, zachęcamy do kontaktu: tel. 222 500 844 lub mailowo: biuro@pozycjonowaniestron.pl