Pozycjonowanie agencji eventowych

Zamawiający rzadko wpisuje samo słowo event. Częściej szuka konkretnej potrzeby: organizacja gali firmowej w Krakowie, wyjazd integracyjny dla 80 osób, konferencja z transmisją, piknik rodzinny dla pracowników. Do tej listy dochodzą pytania zadawane asystentom AI, na przykład jak zorganizować konferencję dla stu gości i o czym pamiętać przy wyborze agencji. W obu przypadkach wynik prowadzi do kilku stron, które zamawiający otwiera równolegle w osobnych kartach.

Co zamawiający sprawdza na Państwa stronie

Sprawdza trzy rzeczy: czy agencja robiła wydarzenie podobne do jego planowanego, czy da się z nią skontaktować od ręki i czy strona wygląda na prowadzoną przez firmę, która istnieje od dłuższego czasu. Ogólne hasła o pasji do eventów nie odpowiadają na żadne z tych pytań. Odpowiada opis realizacji, telefon w nagłówku i dane firmy w stopce.

1. Wypisać na kartce dziesięć zapytań, które mogłaby wpisać firma szukająca Państwa usług, osobno dla każdego rodzaju eventu.
2. Wpisać każde z nich w Google na telefonie, w oknie prywatnym, i zapisać, kto jest w pierwszej piątce.
3. Otworzyć po dwie strony konkurentów z każdego wyniku i zanotować, jakie rodzaje eventów wymieniają w menu.
4. Porównać z własnym menu: brakujące rodzaje eventów to lista podstron do napisania.
5. Zapisać wyniki w arkuszu z datą, żeby za trzy miesiące wrócić do tego samego porównania.

Ten sam test należy wykonać na telefonie i na komputerze. Wyniki lokalne potrafią się różnić.

Hasło agencja eventowa jest szerokie i drogie w konkurencji. Bliżej decyzji są frazy złożone z rodzaju wydarzenia i miejsca: organizacja konferencji, gala firmowa, integracja dla firm, event plenerowy, dzień dziecka dla pracowników, konwencja handlowa. Osobną grupę tworzą frazy o usługach cząstkowych, na przykład nagłośnienie, scenografia, catering na wydarzenia, obsługa hostess. Zamawiający szuka ich, gdy wie, czego brakuje w jego własnym planie.

Trzy poziomy intencji

Poziom pierwszy to informacja: jak zaplanować konferencję, ile trwa przygotowanie gali. Tu wygrywają poradniki. Poziom drugi to porównanie: agencja eventowa z miastem, lista agencji, opinie. Tu liczą się wizytówka w Google i strona ofertowa. Poziom trzeci to decyzja: nazwa Państwa firmy plus słowo opinie albo cennik. Wtedy zamawiający chce potwierdzić wybór, więc na stronie muszą czekać realizacje i dane kontaktowe. Warto też sprawdzić, czy pod hasłem z nazwą firmy nie wyświetla się przestarzała informacja, na przykład stary adres lub numer telefonu z katalogu, który dawno nie był aktualizowany.

1. Podzielić swoje usługi na rodzaje wydarzeń i dla każdego zapisać dwie, trzy frazy z miastem.
2. Dopisać do nich pytania, które klienci zadają przy pierwszej rozmowie, na przykład o termin, liczbę osób albo transport uczestników.
3. Oznaczyć każdą frazę literą: I dla informacji, P dla porównania, D dla decyzji.
4. Wybrać po jednej frazie P lub D na rodzaj eventu i przypisać je do osobnej podstrony.
5. Frazy z poziomu I zostawić na wpisy poradnikowe, które napiszą Państwo później.

Google podaje, że profil firmy może utworzyć firma z placówką, którą odwiedzają klienci, albo świadcząca usługi u nich na miejscu. Agencja eventowa zwykle ma biuro i obsługuje wydarzenia w wielu miejscach, więc mieści się w drugim wariancie. Jeżeli klienci nie przyjeżdżają do Państwa biura, warto skorzystać z ustawienia obsługiwanego obszaru i ukryć adres, zamiast podawać adres, pod którym nikt nie przyjmuje gości.

Jak wybrać kategorię i opisać usługi

Google zaleca użycie jak najmniejszej liczby kategorii, możliwie najbardziej szczegółowych, opisujących rodzaj firmy. Kategoria główna ma odpowiadać temu, czym agencja jest, na przykład organizator wydarzeń, a nie każdej usłudze z osobna. Usługi wpisuje się osobno, w polach przeznaczonych na ich listę, z krótkim opisem każdej. Nazwa w profilu ma być taka sama jak na stronie i w dokumentach.

1. Zalogować się na koncie Google agencji i wyszukać własną nazwę, aby sprawdzić, czy profil już istnieje.
2. Jeśli istnieje, poprosić o dostęp albo o przejęcie własności, zamiast zakładać duplikat.
3. Wybrać kategorię główną i najwyżej kilka dodatkowych, bliskich głównej działalności.
4. Wpisać usługi (konferencje, gale, eventy plenerowe, wyjazdy) z jednozdaniowym opisem.
5. Ustawić obsługiwany obszar według miast lub kodów pocztowych, w granicach, które faktycznie Państwo obsługują.
6. Dodać zdjęcia z własnych realizacji, za zgodą klientów.

Zmiany w obszarze działania mogą być widoczne w profilu dopiero po 48 godzinach, więc nie należy sprawdzać ich co pięć minut.

Zasady treści Google zabraniają sprzedawcom oferowania korzyści, takich jak pieniądze, rabaty albo bezpłatne produkty lub usługi, w zamian za opublikowanie opinii albo zmianę czy usunięcie negatywnej opinii. Zabraniają też zniechęcania do wystawiania opinii negatywnych i proszenia o konkretne treści w opinii. Dla agencji oznacza to prostą regułę: proszą Państwo o opinię, ale nie płacą za nią zniżką na kolejny event i nie dyktują, co klient ma napisać.

Kiedy poprosić o opinię

Najlepszy moment przypada po zakończeniu wydarzenia, gdy zamawiający ma jeszcze świeże wrażenia, a zespół wewnętrzny dostał od uczestników pierwsze podziękowania. Prośbę wysyła się do osoby, która prowadziła projekt po stronie klienta, bo to ona zna przebieg współpracy. Warto zaznaczyć, że opinia w Google dotyczy Państwa agencji, a nie samej firmy klienta, co bywa dla zamawiającego wygodne, gdy jego dział prawny nie lubi publikacji z nazwą spółki.

1. Skopiować link do zbierania opinii z panelu Profilu Firmy.
2. Przygotować krótką wiadomość z podziękowaniem za współpracę i tym linkiem, bez podpowiadania treści i bez obietnic korzyści.
3. Wysyłać ją w ciągu kilku dni po evencie do osoby prowadzącej projekt.
4. Odpowiadać na każdą opinię, także krytyczną, rzeczowo i bez ujawniania danych klienta.
5. Raz w miesiącu przejrzeć opinie i zapisać powtarzające się uwagi jako zadania dla zespołu.

Zamówienia na wydarzenia firmowe zbierają się wokół kilku terminów: przed sezonem letnim wyjazdów integracyjnych, przed jesienią, gdy planuje się konferencje, oraz przed końcem roku, gdy firmy szukają gal i spotkań świątecznych. Zamawiający szuka agencji na kilka tygodni lub miesięcy przed wydarzeniem, więc praca nad stroną powinna wyprzedzać sezon, a nie zaczynać się w jego środku. Podstronę o gali wigilijnej trzeba mieć gotową, zanim dział HR zacznie zbierać oferty.

Jak zaplanować rok treści

Proszę zapisać w kalendarzu daty, w których poprzednie lata przynosiły najwięcej zapytań. Wynik znajdą Państwo w skrzynce pocztowej i w arkuszu zleceń: wystarczy policzyć zapytania według miesięcy. Od tych dat należy odjąć kilka tygodni, aby mieć czas na napisanie, publikację i zaindeksowanie nowych treści. Strona zmieniona dzień przed sezonem nie zdąży zebrać wyświetleń.

1. Zestawić zapytania z ostatnich dwóch lat według miesięcy i rodzaju eventu.
2. Zaznaczyć trzy okresy z największą liczbą zapytań.
3. Dla każdego okresu wybrać jedną podstronę do odświeżenia: nowe zdjęcia, aktualne realizacje, terminy dostępności.
4. Ustawić przypomnienia na sześć tygodni przed każdym okresem.
5. Po sezonie dopisać do arkusza, z jakich fraz i stron przyszły zapytania.

Nie należy wpisywać na stronie liczb, które nie wynikają z Państwa własnych realizacji. Zamawiający i tak poprosi o referencje.

Sezonowość ma jeszcze jedną stronę: między sezonami zamówień jest czas na prace, które w szczycie nie mieszczą się w grafiku. To dobry moment na porządkowanie opisów realizacji, poprawę szybkości strony i przegląd wizytówki w Google. Proszę zapisać w arkuszu, co zrobili Państwo w spokojniejszych miesiącach, żeby za rok wiedzieć, od czego zacząć.

Reklama w wyszukiwarce daje widoczność od dnia uruchomienia i znika, gdy kończy się budżet. Pozycjonowanie działa wolniej, ale wyniki organiczne zostają dłużej. W agencji eventowej typowy układ wygląda tak: reklamy na okres największych zamówień i na nowe usługi, pozycjonowanie na stałe podstrony rodzajów eventów. Google zaznacza, że nikt nie może zagwarantować pierwszego miejsca w wynikach, i ostrzega przed firmami SEO, które gwarantują pozycje.

Jak ustawić prostą kampanię na sezon

Reklamę uruchamia się na frazy z rodzajem wydarzenia i miastem, a kieruje na tę samą podstronę, którą Państwo pozycjonują. Dzięki temu zamawiający widzi spójną ofertę, a Państwo dostają dane o tym, jakie hasła przynoszą zapytania. Te dane przenoszą Państwo potem do planu treści dla wyników organicznych.

1. Wybrać trzy frazy z poziomu porównania lub decyzji z listy z pierwszej części.
2. Ustalić dzienny limit budżetu i okres, na który uruchamiają Państwo kampanię.
3. Kierować każdą frazę na odpowiednią podstronę rodzaju eventu, nie na stronę główną.
4. Wyłączyć hasła, po których przychodzą zapytania niezwiązane z usługą, na przykład praca w eventach.
5. Po dwóch tygodniach porównać liczbę zapytań i zapisać hasła, które je przyniosły.

Nie należy zmieniać tytułów podstron w środku kampanii bez zapisu wcześniejszej wersji. Trudno potem ocenić, co zadziałało.

Reklamy dobrze sprawdzają się także przy nowej usłudze, dla której podstrona jeszcze nie ma widoczności. Zamawiający trafia wtedy na ofertę od pierwszego dnia, a Państwo uczą się, jakich słów używa, zanim zainwestują w pozycjonowanie tej frazy. Kampanię należy oceniać po liczbie zapytań, nie po samych kliknięciach.

Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, w tekście jednolitym opublikowanym w Dz.U. 2023 poz. 616, definiuje imprezę masową artystyczno-rozrywkową między innymi przez liczbę miejsc udostępnionych przez organizatora: nie mniej niż 1000 na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym jej przeprowadzenie oraz nie mniej niż 500 w hali sportowej lub innym budynku. Przepisy przewidują też wyłączenia, na przykład dla imprez zamkniętych, organizowanych przez pracodawców dla ich pracowników.

Co z tego wynika dla treści na stronie

Zgodnie z ustawą organizator, nie później niż 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy masowej, występuje do właściwego organu z wnioskiem o wydanie zezwolenia i zwraca się o opinie do policji, straży pożarnej, dysponenta ratownictwa medycznego oraz inspektora sanitarnego. To nie jest temat dla ogólnej strony ofertowej, ale jeżeli obsługują Państwo takie wydarzenia, należy opisywać na stronie, na czym polega Państwa rola, i jasno rozdzielać ją od obowiązków organizatora. Zdanie o prawie ma mówić tyle, ile przepis, a decyzje w sprawie konkretnego wydarzenia należy skonsultować z prawnikiem.

1. Ustalić, czy w ofercie są wydarzenia otwarte dla publiczności o dużej liczbie miejsc.
2. Dla takich wydarzeń zapisać na osobnej karcie, kto jest organizatorem w rozumieniu ustawy: Państwo czy zamawiający.
3. Dopisać na stronie krótkie wyjaśnienie zakresu Państwa obsługi, bez opisywania procedur, których Państwo nie prowadzą.
4. Skonsultować z prawnikiem każde sformułowanie o zezwoleniach i bezpieczeństwie.
5. Sprawdzić w tekście ustawy aktualną wersję, bo przepisy bywają zmieniane.

Kiedy zbierają Państwo dane osobowe od osoby, której dotyczą, administrator podaje jej między innymi swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz cele i podstawę prawną przetwarzania (art. 13 ust. 1 RODO). W agencji eventowej dotyczy to formularza zapytania, list uczestników wydarzeń, rejestracji na konferencje oraz zdjęć i nagrań z imprez. Każde z tych miejsc ma swój cel, więc informacje o przetwarzaniu trzeba dopasować do konkretnego formularza, a nie kopiować jeden tekst wszędzie.

Rejestracja na wydarzenie a zapytanie ofertowe

Formularz zapytania od potencjalnego klienta zbiera dane kontaktowe osoby, która chce wyceny. Rejestracja uczestników wydarzenia zbiera dane osób, które mają w nim uczestniczyć, i często odbywa się w imieniu zamawiającego, więc rola agencji może wynikać z umowy z klientem. Uczestnicy powinni wiedzieć, kto jest administratorem ich danych i w jakim celu je przetwarza. Przy zdjęciach i nagraniach z wydarzeń warto ustalić z prawnikiem, jak informować uczestników i na jakiej podstawie publikować wizerunek.

1. Wypisać wszystkie formularze na stronie i te, których Państwo używają przy wydarzeniach.
2. Dla każdego zapisać cel zbierania danych i pola, które są rzeczywiście potrzebne.
3. Usunąć pola, bez których mogą Państwo przygotować wycenę lub obsłużyć rejestrację.
4. Dodać przy każdym formularzu krótką informację o administratorze i celu z odnośnikiem do polityki prywatności.
5. W umowach z zamawiającymi opisać, kto pełni jaką rolę przy danych uczestników.

Google podaje, że żeby pojawić się jako link pomocniczy w AI Overviews lub w trybie AI, strona musi być zindeksowana i dopuszczona do wyświetlania ze skrótem treści, bez dodatkowych wymagań technicznych. Nie trzeba więc tworzyć specjalnych plików ani znaczników. To, co pomaga w zwykłym wyszukiwaniu, pomaga też tutaj: jasne podstrony rodzajów eventów, opisane realizacje i aktualna wizytówka w Google.

Roboty wyszukiwania ChatGPT

OpenAI podaje, że robot OAI-SearchBot służy do pokazywania stron w wynikach wyszukiwania w ChatGPT, a strony, które go blokują, nie są pokazywane w odpowiedziach wyszukiwania ChatGPT. Warto więc sprawdzić plik robots.txt i upewnić się, że nie blokuje tego robota. Ustawienia dla robota szkolenia modeli GPTBot są niezależne. Zmiana w robots.txt jest uwzględniana po około 24 godzinach.

1. Otworzyć adres panstwa-strona.pl/robots.txt i przeczytać wszystkie reguły.
2. Sprawdzić, czy nie ma blokady dla OAI-SearchBot ani ogólnej blokady całego serwisu.
3. Zadać w ChatGPT i Gemini pięć pytań, które mógłby zadać zamawiający, i zapisać, jakie agencje i źródła są w odpowiedziach.
4. Sprawdzić, czy odpowiedzi opierają się na Państwa stronie, czy na katalogach.
5. Uzupełnić podstrony o brakujące informacje, na które odpowiedzi się powołują.
6. Powtarzać test raz w miesiącu i zapisywać wyniki z datą.

Odpowiedzi AI zmieniają się z dnia na dzień. Proszę traktować ten test jako obserwację, nie jako pomiar.

Raport Skuteczność w Search Console domyślnie pokazuje dane z ostatnich 3 miesięcy: kliknięcia, wyświetlenia, CTR i średnią pozycję, z podziałem na zapytania, strony, kraje i urządzenia. Dla agencji eventowej najciekawszy jest podział na strony: zobaczą Państwo, które podstrony rodzajów eventów zbierają wyświetlenia i na jakie frazy. Dane o Profilu Firmy w Google są dostępne w osobnym panelu skuteczności, gdzie widać połączenia, kliknięcia do witryny i wyszukiwane hasła.

Ważne zdarzenia w GA4

W GA4 zdarzenie oznacza się jako ważne dla firmy w Administracji, w sekcji Wyświetlanie danych, w zakładce Zdarzenia, klikając ikonę gwiazdki. Dla agencji sensowne będą dwa zdarzenia: wysłanie formularza zapytania i kliknięcie w numer telefonu. Dzięki nim zobaczą Państwo, które strony i źródła przynoszą kontakt, a nie tylko odwiedziny.

1. Dodać stronę w Search Console i potwierdzić własność.
2. Po kilku dniach otworzyć raport Skuteczność i ustawić widok według stron.
3. Zapisać liczby dla podstron rodzajów eventów: wyświetlenia, kliknięcia, średnią pozycję.
4. W GA4 wdrożyć zdarzenia wysłania formularza i kliknięcia telefonu i oznaczyć je gwiazdką jako ważne.
5. W panelu Profilu Firmy otworzyć Skuteczność i zapisać liczbę połączeń oraz kliknięć do witryny.
6. Raz w miesiącu wpisać wszystkie te liczby do jednego arkusza.

Najczęstszy błąd to strona złożona z samych zdjęć, bez opisów, które wyszukiwarka i zamawiający mogliby przeczytać. Drugi to jedna zbiorcza podstrona oferty zamiast osobnych podstron rodzajów eventów. Trzeci to zdjęcia i nazwy klientów opublikowane bez ich zgody, co może zaszkodzić relacjom. Czwarty to kupowanie opinii albo linków, wbrew zasadom Google. Piąty to nieaktualne dane kontaktowe w wizytówce i na stronie, przez które zapytania trafiają do osoby, której już nie ma w firmie.

Od czego zależy koszt pracy agencji

Koszt pozycjonowania zależy od liczby konkurentów w Państwa mieście, tego, czy działają Państwo lokalnie, czy w całej Polsce, stanu strony, liczby rodzajów eventów do opisania i tempa, w jakim mogą Państwo dostarczać materiały, takie jak zdjęcia i zgody klientów. Google zaznacza, że nikt nie może zagwarantować pierwszego miejsca, więc uczciwa oferta opisuje zakres pracy i sposób raportowania, a nie obietnicę pozycji.

1. Zestawić listę wykonanych zadań z tego poradnika i zaznaczyć, które są zrobione.
2. Ocenić, ile godzin tygodniowo może poświęcić na nie ktoś z zespołu.
3. Jeśli brakuje czasu lub doświadczenia, zapisać, które zadania chcą Państwo przekazać.
4. Poprosić potencjalnych wykonawców o opis zakresu, sposobu raportowania i osoby prowadzącej projekt.
5. Sprawdzić, czy umowa nie zawiera gwarancji konkretnych pozycji.

Nasza umowa może być zawarta na 12, 24 lub 36 miesięcy albo bezterminowo z trzymiesięcznym wypowiedzeniem, a projekt prowadzi stały opiekun.