Pozycjonowanie kancelarii notarialnej w granicach zasad samorządu

Wiele wizyt w kancelarii wynika z przepisu, a nie z decyzji klienta. Kodeks cywilny przewiduje formę aktu notarialnego dla umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości i dla oświadczenia darczyńcy, a także dopuszcza testament w formie aktu notarialnego. Klient nie zastanawia się więc, czy iść do notariusza, tylko do którego. Szuka kancelarii blisko domu albo pracy, czynnej w dogodnych godzinach, z jasną informacją, co przygotować i ile to będzie kosztować.

Skala, w której działa każda kancelaria

Według danych Krajowej Rady Notarialnej na koniec 2025 roku kancelarie prowadziło w Polsce 4 297 notariuszy. W 2025 roku sporządzili oni 3 024 881 aktów notarialnych. W zestawieniu za ten rok KRN wymienia osobno między innymi 171 320 aktów poświadczenia dziedziczenia, 251 672 oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, 15 520 838 poświadczeń, wliczając wypisy i odpisy aktów, oraz 1 182 963 wnioski wieczystoksięgowe. Te liczby pokazują, z jakimi sprawami ludzie przychodzą do kancelarii, i dobrze od nich zaczynać układ strony.

Czego klienci się obawiają

Krajowa Rada Notarialna, opisując pytania zadawane notariuszom podczas poprzednich edycji Dnia Otwartego Notariatu, wskazała cztery grupy obaw. Młodzi ludzie myślą o sprawach prawnych związanych ze wspólnym mieszkaniem i małżeństwem. Rodziny chcą zabezpieczyć dzieci na wypadek rozwodu lub śmierci. Seniorzy chcą uporządkować majątek tak, żeby nie skłócić rodziny. Przedsiębiorcy chcą chronić majątek swój i firmy. To gotowa mapa intencji, na które strona kancelarii odpowiada w granicach dozwolonych informacji.

1. Przez dwa tygodnie zapisywać pytania, które klienci zadają przez telefon i mailem, bez nazwisk i szczegółów spraw.
2. Pogrupować pytania według czynności: sprzedaż, darowizna, testament, dziedziczenie, pełnomocnictwo, poświadczenia.
3. Przy każdej grupie zanotować, czego klient potrzebował: listy dokumentów, informacji o taksie i podatkach, godzin, dojazdu.
4. Sprawdzić, czy obecna strona odpowiada na te pytania, i wypisać braki.
5. Uzupełniać braki od grup, w których pytań było najwięcej.

Zapytania klientów kancelarii notarialnej dzielą się na kilka grup. Czynność z miastem, na przykład umowa darowizny notariusz Kraków albo testament notarialny Poznań. Miejsce, czyli notariusz Podgórze albo notariusz przy konkretnym rondzie czy sądzie. Czas, czyli notariusz w sobotę albo po godzinie siedemnastej. Język, gdy cudzoziemiec kupuje mieszkanie i szuka notariusza mówiącego po angielsku. Koszt, czyli pytanie o taksę przy sprzedaży mieszkania. Liczby wyszukiwań z narzędzi to szacunki, więc traktujemy je jako wskazówkę, a nie wyrocznię.

Każda grupa ma swoje miejsce na stronie

Czynność prowadzi do wykazu czynności z maksymalną stawką taksy, podatkami i opłatami sądowymi, który uchwała samorządu wprost dopuszcza. Miejsce i czas prowadzą do strony kontaktowej z adresem, piętrem, opisem dojazdu i godzinami urzędowania. Język prowadzi do informacji o znajomości języków obcych, również wymienionej w uchwale. Pytanie o koszt wymaga precyzji: wynagrodzenie notariusza określa umowa ze stronami czynności, nie wyżej niż maksymalna stawka taksy, więc strona podaje stawkę maksymalną, a nie obietnicę ceny.

Czynności poza kancelarią

Część klientów szuka notariusza, który przyjedzie do szpitala albo do domu osoby chorej. Prawo o notariacie pozwala dokonać czynności w innym miejscu niż kancelaria, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności, a wynagrodzenie nie obejmuje kosztów przejazdu. Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza wymienia jednak wśród przejawów nieuczciwej konkurencji dokonywanie czynności poza siedzibą kancelarii z częstotliwością albo w warunkach wskazujących na naruszenie zasady lojalności. Informacja o tej możliwości powinna więc być rzeczowa, bez haseł w rodzaju dojazd wszędzie.

1. Jeśli strona jest podpięta do Search Console, otworzyć raport Skuteczność i listę zapytań z ostatnich trzech miesięcy.
2. Przypisać każde zapytanie do jednej grupy: czynność, miejsce, czas, język albo koszt.
3. Wpisać w wyszukiwarkę po dwa zapytania z każdej grupy i sprawdzić, które kancelarie z okolicy się pojawiają i jakie dane pokazują.
4. Zapisać grupy, na które strona kancelarii nie odpowiada wcale.
5. Nie zakładać osobnych domen pod dzielnice ani czynności, bo notariusz może prowadzić tylko jedną stronę internetową.

Wizytówka w Mapach Google pokazuje adres, godziny, telefon, trasę dojazdu i opinie, zanim klient w ogóle otworzy stronę kancelarii. Uchwała Krajowej Rady Notarialnej o stronach internetowych zobowiązuje notariusza do należytego dbania o wizerunek swój i kancelarii w Internecie oraz do reagowania, gdy ktoś podaje o nim nieprawdziwe informacje. Wizytówka w mapach jest częścią tego wizerunku. Bezpieczna zasada brzmi: profil prowadzony jak strona, czyli same informacje, bez treści promocyjnych.

Nazwa, kategoria i profile notariuszy

Zasady Google wymagają, żeby nazwa w profilu odpowiadała nazwie używanej w rzeczywistości, na szyldzie, stronie i papierze firmowym, i zabraniają tworzenia więcej niż jednego profilu dla jednej lokalizacji. Specjalista prowadzący indywidualną praktykę może mieć własny profil, jeżeli firmuje działalność swoim nazwiskiem i jest dostępny w zweryfikowanej lokalizacji w określonych godzinach. Gdy w jednym miejscu pracuje kilku specjalistów, Google przewiduje osobny profil lokalizacji, a profile osób mają nosić samo imię i nazwisko.

Od czego zależy miejsce w mapach

Google podaje, że wyniki lokalne zależą głównie od trafności, odległości i popularności, a o podniesienie pozycji nie można poprosić ani za nie zapłacić. Na odległość kancelaria nie ma wpływu. Na trafność już tak, bo Google prosi o kompletne i szczegółowe informacje, które pomagają dopasować profil do zapytań. Popularność Google wiąże między innymi z liczbą linków i opinii, a o jedno i drugie notariusz nie może zabiegać tak jak sklep czy restauracja.

1. Wyszukać kancelarię w Mapach Google, sprawdzić, czy profil istnieje i kto nim zarządza, a w razie potrzeby przejąć go przez weryfikację.
2. Porównać nazwę w profilu z szyldem i stroną oraz usunąć dopiski w rodzaju nazw dzielnic czy czynności.
3. Wybrać kategorię główną odpowiadającą notariatowi, a nie ogólną kategorię usług prawnych.
4. Ustawić godziny urzędowania i godziny specjalne na święta, takie same jak na stronie.
5. Uzupełnić atrybuty dostępności oraz dodać zdjęcie budynku i wejścia, jeśli odpowiadają rzeczywistości.
6. Zgłosić do usunięcia duplikaty profilu kancelarii, jeśli powstały w przeszłości.

Wpisy w profilu, które zachęcają do skorzystania z usług kancelarii, trudno pogodzić z zakazem reklamy osobistej. Przy wątpliwościach lepiej zapytać radę izby, zanim coś zostanie opublikowane.

Prawo o notariacie zobowiązuje notariusza do zachowania w tajemnicy okoliczności sprawy, o których dowiedział się ze względu na wykonywane czynności, i to także po odwołaniu. Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza dodaje, że tajemnica obejmuje wszelkie informacje, które doszły do wiadomości notariusza w związku z czynnością, i wiąże go również po śmierci uczestnika czynności. W odpowiedzi na opinię bezpieczniej więc nie potwierdzać, że autor był klientem, i nie odnosić się do szczegółów, nawet jeśli autor sam je opisał.

Zbieranie opinii

Kodeks zalicza do nieuczciwej konkurencji uprawianie reklamy osobistej w jakiejkolwiek postaci. Zasady Google zabraniają oferowania korzyści za opinię, zniechęcania do opinii negatywnych i zachęcania do publikowania pozytywnych. Ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym uznaje zamieszczanie lub zlecanie zamieszczania nieprawdziwych opinii za praktykę wprowadzającą w błąd w każdych okolicznościach. Dlatego kancelariom notarialnym nie proponujemy akcji zbierania opinii: opinia ma wynikać z decyzji klienta.

Jak odpowiadać na opinie

1. Ustalić jeden neutralny wzór odpowiedzi i używać go w całej kancelarii.
2. Odpowiadać krótko, bez potwierdzania, że autor był klientem, i bez dokumentów, stron umowy, kwot czy dat.
3. Przy krytyce zaprosić do kontaktu z kancelarią telefonicznie albo mailowo.
4. Opinie naruszające zasady Google, na przykład obraźliwe albo dotyczące innego miejsca, zgłaszać przez Profil Firmy.
5. Nie prosić pracowników o zdobywanie określonej liczby opinii, bo zasady Google wymieniają to jako naruszenie.

Odpowiedź na opinię jest publiczna i zostaje w sieci na lata. Lepiej napisać ją dzień później niż pod wpływem emocji.

Sezonowość w notariacie wygląda inaczej niż w handlu. Część spraw ma termin z ustawy: oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku można złożyć w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swego powołania. Osoba, która szuka notariusza w takiej sprawie, potrzebuje od razu informacji, jakie dokumenty przygotować i jak umówić termin. Jeśli strona tego nie mówi, klient ma powód, żeby szukać dalej.

Nowe obowiązki zmieniają pytania

Drugi rytm tworzą zmiany przepisów. Od 1 czerwca 2024 roku notariusz w określonych przypadkach, na przykład przy zbyciu nieruchomości, sprawdza, czy numer PESEL stawających nie został zastrzeżony, a przy zastrzeżonym numerze odmawia dokonania czynności. Od 1 września 2023 roku przy czynnościach notarialnych można potwierdzać tożsamość aplikacją mObywatel. Każda taka zmiana wywołuje nowe pytania, więc informacja o tym, co przygotować przed wizytą, wymaga przeglądu po każdej nowelizacji.

Kalendarz kancelarii

Trzeci rytm to kalendarz: święta, długie weekendy, urlopy. Uchwała samorządu zobowiązuje notariusza do aktualizowania strony niezwłocznie po zmianie którejkolwiek z zamieszczonych informacji, a godziny urzędowania do nich należą. Rozbieżność między godzinami na stronie i w mapach może skończyć się tym, że klient przyjdzie pod zamknięte drzwi.

1. Założyć roczny kalendarz zmian godzin: święta, długie weekendy, planowane urlopy.
2. Na tydzień przed każdą zmianą ustawić godziny specjalne w Profilu Firmy i zaktualizować stronę.
3. Po każdej nowelizacji dotyczącej czynności notarialnych przejrzeć listę dokumentów potrzebnych do wizyty.
4. Raz w miesiącu sprawdzić, czy telefon, adres i godziny są takie same na stronie, w mapach i w wyszukiwarce notariuszy Krajowej Rady Notarialnej.

W wielu branżach reklama w wyszukiwarce uzupełnia pozycjonowanie. W notariacie Kodeks Etyki Zawodowej Notariusza zalicza do działań nieuczciwej konkurencji uprawianie reklamy osobistej w jakiejkolwiek postaci. Kampanię, która promuje konkretną kancelarię w wynikach wyszukiwania, trudno z tym zakazem pogodzić, dlatego nie proponujemy jej notariuszom.

Pośrednicy i polecenia

Kodeks wymienia jako przejaw nieuczciwej konkurencji faktyczne współdziałanie z osobami, które zawodowo lub w innej formie doprowadzają notariuszowi klientów, a stosowanie odpłatności wobec takich osób nazywa rażącym naruszeniem zasady wolnego wyboru. Osobno zakazuje wynagradzania w związku z czynnościami notarialnymi osób niezatrudnionych w kancelarii. Portale sprzedające kontakty do klientów i prowizje za polecenie budzą więc poważne wątpliwości.

Media i artykuły

Osobny przepis kodeksu dotyczy mediów: informacji o notariuszach udzielać mogą środkom przekazu tylko organy samorządu notarialnego, a notariusz powinien wcześniej informować radę izby o swoim udziale lub współpracy z mediami. Artykuł sponsorowany o kancelarii w lokalnym portalu nie jest więc drogą do wzmianek. Widoczność kancelarii opiera się na informacji, a nie na reklamie: na stronie zbudowanej z listy z uchwały i na poprawnych danych w mapach.

1. Spisać wszystkie płatne usługi internetowe kancelarii: reklamy, wyróżnienia w katalogach, portale z zapytaniami.
2. Przy każdej ustalić, czy promuje kancelarię albo przekazuje klientów za opłatą.
3. Takie usługi wypowiedzieć albo przedstawić radzie izby z prośbą o ocenę.
4. Planowany udział w wywiadach i publikacjach zgłaszać radzie izby z wyprzedzeniem.
5. Budżet przeznaczyć na jakość strony i danych, które działają bez reklamy.

Prawo o notariacie stanowi, że notariusz w zakresie swoich uprawnień działa jako osoba zaufania publicznego, a czynności notarialne dokonane zgodnie z prawem mają charakter dokumentu urzędowego. Z tego statusu wynika ostrożność samorządu wobec reklamy. Każdy pomysł na obecność w sieci warto sprawdzić z kilkoma przepisami, zanim trafi na stronę albo do profilu.

Przepisy, do których warto wracać

• art. 18 Prawa o notariacie: tajemnica okoliczności sprawy, także po odwołaniu notariusza
• art. 5 Prawa o notariacie: wynagrodzenie z umowy, nie wyższe niż maksymalna stawka taksy
• § 27 Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza: zakaz reklamy osobistej w jakiejkolwiek postaci
• § 31 Kodeksu: zakaz krytykowania wobec klientów czynności dokonanych przez innych notariuszy
• § 1 uchwały o stronach: jedna strona notariusza, a przy wspólnej kancelarii jedna wspólna strona
• § 3 uchwały: prawdziwość informacji, aktualizacja, dostępność, zabezpieczenie i zakaz sztucznego pozycjonowania
• § 5 uchwały: korzystanie z portali społecznościowych z oddzieleniem zawodu od spraw prywatnych

Odpowiedzialność i kontrola

Notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za treść i formę swojej strony. Jeżeli strona zawiera nieprawdziwe lub nierzetelne informacje albo narusza powagę zawodu, Krajowa Rada Notarialna lub rada izby może zażądać ich usunięcia lub poprawienia w wyznaczonym terminie. Google przypomina ze swojej strony, że za działania wynajętych firm odpowiadają właściciele witryn. Wniosek jest jeden: żadna zmiana nie trafia na stronę bez wiedzy notariusza.

1. Wydrukować listę przepisów i przekazać ją osobie, która zajmuje się stroną i profilami.
2. Każdą planowaną zmianę sprawdzić z tą listą przed publikacją.
3. Wątpliwe zmiany opisać w jednym piśmie do rady izby i poczekać na odpowiedź.
4. Zapisywać datę i zakres każdej zmiany, żeby móc wykazać, co i kiedy opublikowano.
5. Raz w roku przejrzeć całą stronę pod kątem aktualności, nawet jeśli nic się nie zmieniło.

Klient może zapytać asystenta AI, ile kosztuje akt przy sprzedaży mieszkania albo jakie dokumenty zabrać na poświadczenie dziedziczenia. Odpowiedź powstaje z treści dostępnych w sieci. Według Google do pojawienia się w AI Overviews i trybie AI nie trzeba spełniać dodatkowych wymagań ani stosować specjalnych optymalizacji. Strona musi być zaindeksowana i móc pojawić się w wynikach z fragmentem opisu.

Co działa w kancelarii

Informacje dozwolone przez uchwałę to dokładnie ten rodzaj treści, z którego korzystają odpowiedzi: wykaz czynności ze stawkami maksymalnymi, lista dokumentów, godziny, adres, języki. Jeśli są pełne i jednakowe na stronie, w mapach i w rejestrach, asystent ma mniej okazji do pomyłki. Google zastrzega jednak, że spełnienie wymagań nie oznacza, że treść zostanie zaindeksowana i pokazana.

Czego robić nie trzeba

Google pisze wprost, że pliki llms.txt i podobne nie są potrzebne, bo wyszukiwarka ich nie używa, a dzielenie treści na drobne fragmenty nie jest wymagane. Dla notariusza to dobra wiadomość: nie trzeba dopisywać niczego, czego nie ma na liście z uchwały.

1. Zadać w ChatGPT, Gemini i wyszukiwarce Google pięć pytań, które klienci zadają przez telefon, z nazwą miasta lub dzielnicy.
2. Zapisać, czy odpowiedź wymienia kancelarię i czy podaje poprawne godziny, adres i telefon.
3. Sprawdzić, z jakich stron pochodzą błędne dane, i poprawić je u źródła.
4. Upewnić się w Search Console, że podstrony z wykazem czynności i kontaktem są zaindeksowane.
5. Powtarzać test co kwartał i zapisywać wyniki w tym samym arkuszu.

Pomiar w kancelarii notarialnej ma trzy poziomy. Widoczność, czyli wyświetlenia i kliknięcia w Search Console wraz z zapytaniami. Zachowanie na stronie, czyli wejścia na wykaz czynności i kontakt oraz kliknięcia w numer telefonu. Działania w mapach, czyli połączenia i prośby o wyznaczenie trasy w statystykach Profilu Firmy. Google poleca też raport Search Console dotyczący funkcji generatywnej AI, który pokazuje, jak treści radzą sobie w odpowiedziach AI w wyszukiwarce.

Konfiguracja w pierwszym dniu

1. Dodać domenę kancelarii do Search Console i potwierdzić własność.
2. Zgłosić mapę witryny i sprawdzić w raporcie Indeksowanie stron, czy wszystkie podstrony są w indeksie.
3. W Google Analytics 4 skonfigurować osobne zdarzenia dla kliknięć w numer telefonu, adres e-mail i link do mapy i oznaczyć je jako cele kancelarii.
4. W raporcie Skuteczność ustawić porównanie ostatnich trzech miesięcy z poprzednimi.
5. Raz w miesiącu zapisywać w jednym arkuszu kliknięcia, główne zapytania i telefony ze strony oraz z mapy.

Pierwsze porównania mają sens po kilku tygodniach od zmian, bo wyszukiwarka potrzebuje czasu, żeby ponownie odwiedzić i ocenić podstrony. Ocenianie zmian po jednym dniu prowadzi do pochopnych wniosków.

Dostęp dla firmy zewnętrznej

Google radzi, żeby przy audycie dawać specjaliście dostęp do odczytu w Search Console, bez uprawnień do zapisu. W kancelarii notarialnej to rozsądna zasada na stałe: konta należą do kancelarii, a firma zewnętrzna widzi tyle, ile potrzebuje do raportu.

Wyświetlenia potrafią rosnąć bez wzrostu telefonów. Dlatego w raporcie zestawiamy widoczność z działaniami klientów, zamiast oglądać ją osobno.

Błędy wobec zasad samorządu

• hasła wartościujące w rodzaju najlepszy albo najtańszy notariusz w mieście
• kilka stron lub domen jednej kancelarii zakładanych pod dzielnice albo czynności
• referencje klientów i widżety z opiniami na stronie
• kupione linki i wpisy w katalogach z opisami reklamowymi
• rabaty i promocje zamiast informacji o stawkach maksymalnych

Błędy, które kosztują klientów

• godziny nieaktualne w święta i w czasie urlopów
• numer telefonu zapisany jako grafika
• brak opisu piętra, windy i dojazdu
• brak informacji o językach mimo ich znajomości przez notariusza
• strona bez aktualizacji i kopii zapasowych, podatna na włamanie

Od czego zależy koszt pomocy z zewnątrz

Koszt zależy od stanu strony i systemu, na którym działa, od liczby notariuszy w kancelarii, wersji językowych i liczby miejsc w sieci, w których trzeba poprawić dane. Nie obiecujemy pozycji, bo według Google pierwszego miejsca nikt nie może zapewnić. Pracujemy na umowach na 12, 24 lub 36 miesięcy albo bezterminowych z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia.

1. Przejść obie listy błędów punkt po punkcie na własnej stronie i w profilach.
2. Oznaczyć poprawki, które da się zrobić w kancelarii, i te, które wymagają programisty.
3. Najpierw usunąć błędy wobec zasad samorządu, potem błędy, które kosztują klientów.
4. Resztę ułożyć w plan na trzy miesiące i co miesiąc sprawdzać postęp.