Strona zespołu: jak przedstawić ludzi w firmie, żeby klient wiedział, z kim rozmawia

Po co firmie strona zespołu i co klient chce na niej znaleźć

Strona zespołu służy temu, aby klient przed pierwszą rozmową wiedział, kto odbierze telefon, kto przygotuje wycenę i kto będzie odpowiadał za jego sprawę. Osoba, która powierza firmie pieniądze, dokumenty albo remont własnego domu, chce zobaczyć konkretnych ludzi, a nie zdanie o zgranym zespole specjalistów. Im bardziej usługa opiera się na wiedzy i zaufaniu, tym uważniej ta podstrona jest czytana.

Druga funkcja dotyczy wiarygodności treści. W swoich zaleceniach dotyczących przydatnych i rzetelnych treści Google proponuje autorom zadanie sobie pytania, czy użytkownik może dowiedzieć się z samych materiałów, kto je przygotował, oraz czy informacja o autorze prowadzi dalej, do opisu tej osoby i dziedzin, którymi się zajmuje. Strona zespołu jest naturalnym miejscem, do którego taki odnośnik prowadzi. Szerzej piszemy o tym we wpisie o tym, jak pokazać doświadczenie i wiarygodność na stronie firmy.

Warto przy tym zachować właściwe proporcje. Ta sama dokumentacja wyjaśnia, że doświadczenie, wiedza, wiarygodność i zaufanie, znane pod skrótem E-E-A-T, nie są jednym konkretnym czynnikiem rankingowym, a najważniejszym z tych czterech pojęć jest zaufanie. Strona zespołu nie jest więc technicznym zabiegiem, który sam poprawi widoczność. Jest sposobem na to, aby czytelnik, a pośrednio także wyszukiwarka, mógł ustalić, kto stoi za firmą i jej publikacjami.

Czym strona zespołu różni się od strony o firmie

Strona o firmie opowiada o przedsiębiorstwie: czym się zajmuje, dla kogo pracuje, jak wygląda współpraca. Strona zespołu opowiada o ludziach. W małej firmie obie części mogą zmieścić się na jednej podstronie, w większej lepiej je rozdzielić, ponieważ każda odpowiada na inne pytanie. O pierwszej z nich piszemy osobno we wpisie o tym, co napisać na stronie o firmie, żeby budowała zaufanie.

Kancelaria z Krakowa, w której pracuje pięcioro prawników, może pokazać wszystkich na jednej stronie z krótkimi notkami. Biuro rachunkowe z Bydgoszczy, w którym klienta prowadzi jedna stała księgowa, zyska na tym, że każda z księgowych ma osobny, rozbudowany profil. Sklep internetowy z Poznania zwykle nie potrzebuje prezentacji całej załogi magazynu, ale klienci chętnie dowiedzą się, kto odpowiada za doradztwo przy zakupie i za reklamacje.

Co umieścić w notce o pracowniku

Notka o pracowniku powinna zawierać imię i nazwisko, stanowisko, zakres obowiązków opisany z punktu widzenia klienta, doświadczenie, uprawnienia zawodowe, zdjęcie oraz sposób kontaktu. Kolejność ma znaczenie: najpierw to, w czym dana osoba pomaga, dopiero potem jej życiorys. Klient czyta notkę po to, aby wiedzieć, do kogo się zwrócić, a nie po to, aby poznać historię czyjejś kariery.

Zakres obowiązków zamiast samej nazwy stanowiska

Sama nazwa stanowiska mówi klientowi niewiele. Określenie „specjalista do spraw obsługi klienta” nie wyjaśnia, czy ta osoba przyjmuje zamówienia, czy rozpatruje reklamacje. Znacznie lepiej działa jedno zdanie o tym, z czym można się do niej zgłosić: „prowadzi sprawy spadkowe i podziały majątku”, „wycenia i nadzoruje remonty łazienek”, „odpowiada za wysyłki zagraniczne i zwroty”. W firmie hydraulicznej z Łodzi, w której pracuje trzech instalatorów, różnica między osobą od awarii a osobą od montażu pomp ciepła jest dla klienta ważniejsza niż ich tytuły.

Doświadczenie i uprawnienia, które da się potwierdzić

Doświadczenie warto opisać konkretnie: jakimi sprawami lub realizacjami dana osoba się zajmuje, w jakiej branży pracowała wcześniej, w czym się wyspecjalizowała. Uprawnienia podaje się w pełnym brzmieniu, z nazwą organu lub izby, która je nadała, tak aby klient mógł je samodzielnie potwierdzić. Dotyczy to wpisów na listy zawodowe, uprawnień budowlanych, elektrycznych czy gazowych, certyfikatów producentów oraz ukończonych studiów kierunkowych.

Wszystko, co trafia do notki, musi być prawdziwe. Google w cytowanych wyżej zaleceniach wprost określa tworzenie zmyślonych profili autorów jako formę oszustwa i wymienia przy tym zdjęcia wygenerowane przez sztuczną inteligencję, wymyślone nazwiska oraz fałszywe kwalifikacje. Lepiej więc pokazać trzy prawdziwe osoby z rzetelnym opisem niż dziesięć profili, z których część jest ozdobnikiem.

Długość notki zależy od roli. Osobie, która podpisuje teksty eksperckie lub prowadzi klientów samodzielnie, przyda się kilka akapitów. Pracownikowi biura obsługi wystarczą trzy, cztery zdania. Notki warto pisać w trzeciej osobie i w jednym stylu dla całego zespołu, a szczegóły prywatne, takie jak hobby, ograniczyć do jednego zdania i tylko wtedy, gdy pracownik sam tego chce.

Zdjęcie i dane kontaktowe: jak je przygotować

Zdjęcie powinno być aktualne, wyraźne i utrzymane w jednym stylu dla wszystkich osób, a dane kontaktowe wyłącznie służbowe. Te dwa elementy najsilniej wpływają na to, czy klient ma poczucie, że rozmawia z prawdziwym człowiekiem, i jednocześnie one najczęściej się dezaktualizują.

Zdjęcia zespołu

Najlepiej sprawdza się jedna sesja dla całej firmy: to samo tło, podobne kadrowanie, zbliżone oświetlenie. Portrety zebrane z prywatnych zasobów pracowników wyglądają niespójnie i trudno je później uzupełniać. Przy nowych osobach warto zachować opis ustawień, tak aby kolejne zdjęcia pasowały do wcześniejszych.

Od strony technicznej zdjęcia pracowników podlegają tym samym zaleceniom co pozostałe grafiki. W materiale o sprawdzonych metodach SEO obrazów Google radzi stosować krótkie, opisowe nazwy plików zamiast przypadkowych oznaczeń z aparatu, umieszczać obraz blisko tekstu, którego dotyczy, i uzupełniać tekst alternatywny, czyli opis odczytywany przez czytniki ekranu. W przypadku portretu wystarczy imię, nazwisko i stanowisko, bez upychania słów kluczowych. Ponieważ obrazy często odpowiadają za większość wagi podstrony, dwadzieścia portretów w pełnej rozdzielczości potrafi wyraźnie spowolnić jej wczytywanie.

Kontakt do konkretnej osoby

Bezpośredni kontakt ma sens tam, gdzie klient rzeczywiście rozmawia z jedną osobą: z opiekunem, doradcą, prawnikiem prowadzącym sprawę. Podaje się wtedy służbowy numer telefonu lub służbowy adres poczty. Tam, gdzie zgłoszenia przyjmuje sekretariat albo wspólna skrzynka, lepiej wskazać ten kanał i dopisać, w jakich sprawach dana osoba pomaga. Dane na stronie zespołu muszą być zgodne z tym, co znajduje się na podstronie kontaktowej i w wizytówce firmy w Google. O układzie tej pierwszej piszemy we wpisie o tym, co powinna zawierać strona kontaktowa.

Z naszych obserwacji wynika, że adresy poczty wypisane na stronie zespołu szybko trafiają na listy do niechcianej korespondencji. Część firm zastępuje je więc formularzem przypisanym do konkretnej osoby. To rozwiązanie organizacyjne, a nie wymóg, i warto je dobrać do tego, jak klienci faktycznie się kontaktują.

Zgoda na publikację wizerunku i danych pracownika

Publikacja zdjęcia pracownika na stronie firmy wymaga jego zezwolenia, a przetwarzanie danych wykraczających poza to, czego pracodawca może żądać na podstawie Kodeksu pracy, opiera się co do zasady na zgodzie, którą pracownik może cofnąć. Na tę kwestię składają się trzy grupy przepisów: prawo autorskie w części o wizerunku, Kodeks pracy oraz ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO. Poniżej omawiamy je ogólnie. Rozstrzygnięcie konkretnej sytuacji, zwłaszcza przy umowach innych niż umowa o pracę, warto powierzyć prawnikowi lub inspektorowi ochrony danych.

Wizerunek w prawie autorskim

Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Przepis przewiduje wyjątki, między innymi dla osoby, która otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie, dla osoby powszechnie znanej sfotografowanej w związku z pełnieniem funkcji publicznych oraz dla osoby stanowiącej jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie czy publiczna impreza. Portret pracownika na stronie zespołu z reguły nie mieści się w żadnym z nich: pracownik otrzymuje wynagrodzenie za pracę, a nie za pozowanie, i jest na zdjęciu głównym tematem, a nie tłem.

Zgoda w Kodeksie pracy

Kodeks pracy wymienia w art. 22(1) dane, których pracodawca żąda od kandydata i pracownika. Art. 22(1a) Kodeksu pracy stanowi, że podstawą przetwarzania innych danych może być zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, z wyłączeniem danych o wyrokach skazujących. Ten sam przepis zawiera regułę ważną dla każdej firmy, która planuje stronę zespołu: brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania i nie może powodować negatywnych konsekwencji, w szczególności nie może być przyczyną odmowy zatrudnienia ani wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.

W praktyce oznacza to, że udziału w sesji zdjęciowej i publikacji portretu nie można pracownikowi nakazać, a odmowa nie może mieć wpływu na ocenę jego pracy, premię czy awans. Często przyjmuje się, że imię, nazwisko, stanowisko i służbowe dane kontaktowe osób, które reprezentują firmę wobec klientów, można podawać na innej podstawie niż zgoda. Jest to jednak ocena zależna od okoliczności, dlatego traktujemy ją jako obserwację z praktyki, a nie regułę, i zalecamy potwierdzenie jej z prawnikiem.

Warunki zgody w RODO

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych definiuje zgodę jako dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego. Z art. 7 rozporządzenia wynikają cztery praktyczne wymagania. Administrator, czyli w tym przypadku pracodawca, musi być w stanie wykazać, że zgoda została udzielona. Jeżeli zgoda znajduje się w dokumencie dotyczącym także innych spraw, prośba o nią musi być wyraźnie wyodrębniona i napisana prostym językiem. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem tego, co działo się wcześniej. Wreszcie wycofanie ma być równie łatwe jak udzielenie, a pracownik powinien się o tym dowiedzieć, zanim zgodę wyrazi.

Motyw 43 rozporządzenia zwraca uwagę na sytuacje wyraźnej nierównowagi między stronami oraz na to, że zgody nie uważa się za dobrowolną, jeżeli nie można jej wyrazić osobno na różne operacje, choć byłoby to stosowne. W relacji pracodawcy z pracownikiem ta uwaga ma szczególne znaczenie. Z tego powodu jedno zbiorcze oświadczenie obejmujące stronę internetową, media społecznościowe, materiały drukowane i reklamę jest słabym rozwiązaniem. Bezpieczniej jest przygotować oddzielne pola dla każdego zastosowania.

Po wycofaniu zgody pojawia się obowiązek wynikający z art. 17 rozporządzenia: osoba ma prawo żądać niezwłocznego usunięcia danych, a administrator musi to zrobić bez zbędnej zwłoki, jeżeli zgoda została cofnięta i nie ma innej podstawy przetwarzania. Dla strony zespołu oznacza to usunięcie zdjęcia i tych informacji, które były publikowane na podstawie zgody.

Jeśli chcą Państwo zamówić treści SEO, zachęcamy do kontaktu: tel. 222 500 844 lub mailowo: biuro@pozycjonowaniestron.pl

Jak zebrać zgody i poinformować pracowników

Zgody najlepiej zebrać przed sesją zdjęciową, na osobnym, krótkim formularzu, w którym pracownik sam zaznacza, na co się zgadza. Poniższy porządek pracy stosujemy przy przygotowywaniu stron zespołu dla klientów. Treść samego oświadczenia powinien zatwierdzić prawnik firmy.

1. Ustalenie, co i gdzie będzie publikowane

   Przed rozmową z zespołem warto spisać elementy notki oraz miejsca publikacji: strona zespołu, podpisy pod wpisami, profil firmy w mediach społecznościowych. Każde miejsce to osobne pole zgody.

2. Przekazanie informacji o przetwarzaniu danych

   Art. 13 RODO wymaga, aby przy zbieraniu danych podać między innymi dane administratora, cele i podstawę prawną przetwarzania, okres przechowywania, przysługujące prawa oraz informację o prawie do wycofania zgody.

3. Zebranie oświadczeń

   Formularz ma oddzielne pola dla wizerunku, opisu doświadczenia i danych kontaktowych. Pola nie są zaznaczone z góry, a odmowa nie wymaga uzasadnienia.

4. Akceptacja gotowej notki

   Przed publikacją każda osoba czyta swój opis i ogląda wybrane zdjęcie. Pozwala to uniknąć błędów w nazwach uprawnień.

5. Zapisanie zgód w rejestrze

   Wystarczy prosta tabela: kto, na co i kiedy się zgodził oraz gdzie znajduje się dokument. Rejestr pozwala wykazać udzielenie zgody, czego wymaga art. 7 RODO.

6. Wskazanie sposobu wycofania zgody

   Pracownik powinien wiedzieć, do kogo napisać i że wystarczy krótka wiadomość.

Jedna strona zespołu czy osobne profile i co z danymi strukturalnymi

Najbardziej uniwersalny układ to strona zbiorcza z kafelkami wszystkich osób oraz osobne podstrony profilowe dla tych, którzy publikują treści lub samodzielnie prowadzą klientów. Strona zbiorcza daje szybki przegląd, a profil pozwala opisać doświadczenie szerzej i stanowi adres, do którego może prowadzić podpis pod wpisem.

Na stronie zbiorczej osoby warto pogrupować według tego, jak klient szuka pomocy: działami, specjalizacjami albo oddziałami, a nie alfabetycznie. Do strony zespołu powinien prowadzić odnośnik z menu lub stopki oraz ze strony o firmie. Układ takich podstron jest częścią projektu całego serwisu, czym zajmujemy się w ramach usługi strona firmowa.

Dane strukturalne dla profilu pracownika

Dane strukturalne to ustalony format opisu zawartości strony, który ułatwia wyszukiwarkom jej zrozumienie. Dla stron poświęconych jednej osobie Google opisuje znaczniki ProfilePage, czyli strony profilu. Dokumentacja wymaga, aby strona skupiała się głównie na jednej osobie lub organizacji powiązanej z witryną, i wymienia stronę pracownika w serwisie firmy wśród przykładów prawidłowego użycia. Wymagane są dwie informacje: główny podmiot strony oraz jego imię i nazwisko. Zalecane są między innymi opis, zdjęcie i adresy innych profili tej osoby.

Skoro znaczniki są przeznaczone dla strony skupionej na jednej osobie, strona z kafelkami kilkunastu pracowników raczej się do nich nie kwalifikuje. Dokumentacja nie rozstrzyga tego wprost, dlatego jest to nasz wniosek, a nie cytowana zasada.

{
  "@context": "https://schema.org",
  "@type": "ProfilePage",
  "mainEntity": {
    "@type": "Person",
    "name": "Anna Kowalska",
    "jobTitle": "Radca prawny",
    "description": "Prowadzi sprawy spadkowe i podziały majątku.",
    "image": "https://www.example.com/zespol/anna-kowalska.jpg",
    "worksFor": {
      "@type": "Organization",
      "name": "Przykładowa Kancelaria"
    },
    "sameAs": [
      "https://www.linkedin.com/in/przykladowy-profil"
    ]
  }
}

Właściwości użyte w przykładzie pochodzą ze słownika schema.org dla typu Person, który opisuje osobę. Stanowisko zapisuje się we właściwości jobTitle, pracodawcę w worksFor, a adresy stron jednoznacznie wskazujących tę samą osobę w sameAs. Google zwraca uwagę, że zdjęcie w znacznikach nie może być domyślną ikoną ani obrazem zastępczym. Poprawność kodu można zweryfikować w Teście wyników z elementami rozszerzonymi. O tym, czego można się po takich znacznikach spodziewać w asystentach AI, piszemy we wpisie o danych strukturalnych a odpowiedziach AI.

Jak połączyć stronę zespołu z podpisami pod wpisami

Podpis pod wpisem powinien zawierać imię i nazwisko autora oraz odnośnik do jego profilu na stronie zespołu, a profil powinien pokazywać listę tekstów tej osoby. Czytelnik wpisu jednym kliknięciem ustala wtedy, kto go napisał i jakie ma kwalifikacje, a osoba oglądająca profil widzi, na jakie tematy ten pracownik się wypowiada. Odpowiada to na pytania z zaleceń Google, które omawiamy we wpisie o pomocnych treściach według Google.

Autor w danych strukturalnych artykułu

W dokumentacji danych strukturalnych artykułu Google opisuje zalecaną właściwość author oraz sprawdzone metody jej wypełniania. W polu z nazwą autora ma się znaleźć wyłącznie imię i nazwisko, bez stanowiska, tytułów, nazwy wydawcy i słów w rodzaju „napisał”. Każdy autor widoczny na stronie powinien wystąpić także w znacznikach, a kilku autorów podaje się jako osobne pozycje. Dla człowieka stosuje się typ Person, dla organizacji typ Organization. Zalecane jest też podanie adresu strony, która jednoznacznie identyfikuje autora, a jeśli jest to wewnętrzna strona profilu, oznaczenie jej znacznikami strony profilu.

W WordPressie autor wpisów ma zwykle własną stronę archiwum. Z praktyki wiemy, że często istnieje ona równolegle do profilu na stronie zespołu i pokazuje tę samą osobę w dwóch miejscach. Lepiej zdecydować się na jedno rozwiązanie: rozbudować archiwum o notkę i zdjęcie albo kierować podpisy do profilu na stronie zespołu.

Wpisy powinny być podpisane przez osoby, które faktycznie je napisały lub sprawdziły. Przypisywanie wszystkich publikacji jednej osobie albo kontu o nazwie firmy odbiera czytelnikowi informację, o którą w podpisie chodzi. Planowanie, kto w firmie pisze o czym, jest częścią prowadzenia bloga firmowego.

Jak utrzymać stronę zespołu aktualną przy rotacji pracowników

Stronę zespołu utrzymuje się w aktualnym stanie dzięki trzem prostym ustaleniom: jedna osoba odpowiada za jej treść, aktualizacja jest wpisana w procedurę przyjęcia i odejścia pracownika, a całość jest regularnie przeglądana. Bez tego strona starzeje się szybciej niż jakakolwiek inna część serwisu.

Nieaktualna strona zespołu szkodzi na dwa sposoby. Klient dzwoni do osoby, która już w firmie nie pracuje, i od pierwszego kontaktu ma wrażenie nieporządku. Do tego dane osób, które odeszły, pozostają w sieci bez uzasadnienia. Nieaktualne informacje trafiają również do odpowiedzi asystentów AI, o czym piszemy we wpisie o błędnych informacjach o firmie w AI.

Co zrobić, gdy pracownik odchodzi

W dniu zakończenia współpracy notka i zdjęcie powinny zniknąć ze strony zbiorczej. Trudniejsza jest decyzja dotycząca osobnego profilu i podpisanych wpisów. Można pozostawić skrócony profil z informacją, że dana osoba była autorem publikacji i nie pracuje już w firmie, o ile wyraziła na to zgodę. Można przepisać wpisy na osobę, która je ponownie sprawdziła i zaktualizowała. Można też usunąć profil i przekierować jego adres na stronę zespołu, tak aby odnośniki nie prowadziły do strony błędu. To, czy nazwisko byłego pracownika może pozostać przy tekstach, warto ustalić z nim przed odejściem i skonsultować z prawnikiem.

Usunięcie zdjęcia z podstrony nie zawsze usuwa plik z serwera. Portret może być nadal dostępny pod bezpośrednim adresem i w miniaturach. Przy wycofaniu zgody warto więc usunąć plik z biblioteki mediów oraz poprawić dane strukturalne, w których pozostał jego adres.

• Strona zespołu ma jedną osobę odpowiedzialną za aktualność, znaną działowi kadr.
• Lista czynności przy zatrudnieniu obejmuje formularz zgód, zdjęcie i przygotowanie notki.
• Lista czynności przy odejściu obejmuje usunięcie notki, zdjęcia, pliku z biblioteki mediów i danych kontaktowych.
• Zmiana stanowiska lub uprawnień od razu trafia do notki i do podpisu pod wpisami.
• Raz na kwartał cała strona jest porównywana z aktualną listą pracowników i rejestrem zgód.
• Po każdej zmianie sprawdzane są odnośniki z wpisów do profili autorów.

Przy dużej rotacji rozsądnie jest pokazać z imienia i nazwiska tylko osoby o stałych rolach, a dla pozostałych przygotować opis działu z jednym wspólnym kontaktem.

Typowe błędy na stronie zespołu i sytuacje, w których przydaje się pomoc

Najczęściej spotykane błędy to notki złożone z ogólników, zdjęcia opublikowane bez udokumentowanej zgody, osoby, które dawno odeszły, oraz brak powiązania między stroną zespołu a podpisami pod wpisami. Każdy z nich da się naprawić bez przebudowy serwisu, o ile ktoś zostanie za to odpowiedzialny.

Ogólniki to opisy, które pasowałyby do każdego: pasjonat swojej pracy, profesjonalista z wieloletnim doświadczeniem. Takie zdania nie pomagają w wyborze, do kogo się zwrócić. Do błędów organizacyjnych należy jedna zbiorcza zgoda na wszystko i brak rejestru. Częste są też niespójności: inne stanowisko na stronie zespołu, inne w podpisie pod wpisem i jeszcze inne w profilu na LinkedIn. Ostatnia grupa to rozwiązania techniczne, na przykład notki zapisane jako tekst na obrazku albo zdjęcia wstawione jako tło w arkuszu stylów. Google w zaleceniach dotyczących obrazów zaznacza, że obrazy tła z arkuszy stylów nie są indeksowane.

Pomoc z zewnątrz przydaje się przy przygotowaniu treści dla większego zespołu, kiedy trzeba porozmawiać z kilkunastoma osobami i napisać notki w jednym stylu. Tym zajmujemy się w ramach usług treści SEO oraz copywritingu. Wsparcie jest też potrzebne przy porządkowaniu autorstwa na blogu z wieloletnią historią, co wymaga przeglądu treści, przekierowań i danych strukturalnych. Kwestie prawne, czyli treść zgód, informacji o przetwarzaniu danych i umów z fotografem, powinien przygotować prawnik, a nie agencja marketingowa.

Jeśli chcą Państwo zamówić treści SEO, zachęcamy do kontaktu: tel. 222 500 844 lub mailowo: biuro@pozycjonowaniestron.pl