Pozycjonowanie coworkingów i biur wirtualnych

Zapytania o powierzchnię biurową w tej branży rozpadają się na trzy nurty. Pierwszy to adres: przedsiębiorca zakłada spółkę albo zmienia siedzibę i potrzebuje miejsca, które wpisze w dokumentach i pod którym ktoś odbierze pocztę. Drugi to stałe biurko albo prywatny gabinet: freelancer lub mały zespół chce wyjść z domu i szuka miejsca blisko dojazdu. Trzeci to jednorazowa sala: dział szkoleń, kancelaria albo firma z innego miasta rezerwuje pokój na kilka godzin. Każda z tych osób czyta Państwa stronę innymi oczami.

Jak rozpoznać nurt po samym zapytaniu

Fraza ze słowami adres, siedziba albo rejestracja firmy wskazuje na pierwszy nurt. Słowa biurko, hot desk, gabinet, stałe miejsce i miesięcznie wskazują na drugi. Sala, projektor, szkolenie i na godziny to trzeci. Nie trzeba do tego żadnych narzędzi płatnych: wystarczy przejrzeć wiadomości, które dostają Państwo od klientów, oraz wpisać te frazy w wyszukiwarkę i zobaczyć, co wyświetla się w pierwszych wynikach.

1. Otworzyć skrzynkę kontaktową i formularz zapytań z ostatnich miesięcy i wypisać w arkuszu, o co pytali klienci: adres, biurko czy sala.
2. Dla każdego z trzech nurtów zapisać trzy zdania, których użył klient, dosłownie, bez poprawiania.
3. Wpisać każde z nich w Google w oknie prywatnym i zanotować, kto jest w trzech pierwszych wynikach oraz czy widać mapę.
4. Sprawdzić, czy na Państwa stronie istnieje osobna podstrona odpowiadająca każdemu nurtowi. Jeśli nie, zapisać brakujące jako pierwsze zadanie do wykonania.

Jedna strona z hasłem biuro w ofercie rzadko odpowiada na wszystkie trzy pytania. Klient szukający adresu do KRS nie czyta opisu sali szkoleniowej.

Frazy w tej branży są krótkie i lokalne. Klient wpisuje coworking oraz nazwę miasta, czasem dzielnicy, ulicy albo znanego biurowca, obok którego stoi Państwa lokal. Do tego dochodzą frazy opisujące sposób najmu: biuro na godziny, wynajem sali konferencyjnej, biurko w open space, wirtualny adres. Wiele osób dopisuje słowo blisko i nazwę stacji metra, dworca albo galerii, bo dojazd jest dla nich decydujący.

Jak zbudować listę fraz w jedno popołudnie

Lista ma mieć kilkadziesiąt pozycji, a nie kilka tysięcy. W każdej powinno być miejsce, forma najmu albo cecha lokalu. Zestawiamy je w arkuszu obok podstrony, która ma je obsłużyć. Jeżeli dwie frazy wymagają tej samej odpowiedzi, trafiają na tę samą podstronę. Jeżeli wymagają innej, potrzebna jest nowa.

• miasto plus forma najmu, na przykład wynajem biurka albo sala konferencyjna na godziny;
• dzielnica lub ulica plus słowo coworking;
• punkt orientacyjny, czyli stacja, biurowiec, uczelnia, plus słowa biuro do wynajęcia;
• pytanie o adres: siedziba firmy w mieście, adres do rejestracji, biuro wirtualne dla spółki;
• cecha lokalu: cisza, parking, dostęp całodobowy, sala z ekranem.

1. Wypisać 10 punktów orientacyjnych w promieniu spaceru od lokalu, które klient rozpoznaje z nazwy.
2. Do każdego z nich dopisać formę najmu, którą oferują Państwo, i sprawdzić w wyszukiwarce, czy Google podpowiada takie zapytanie po wpisaniu pierwszych liter.
3. Podpowiedzi z okienka wyszukiwania zapisać jako dodatkowe frazy i przypisać je do podstron.
4. Dla każdej frazy zdecydować, czy ma własną podstronę, czy jest tylko akapitem na istniejącej. Nie tworzyć sztucznych podstron dla dziesięciu nazw ulic.

Zasady Google o spamie podają jako nadużycie strony kierowane na konkretne miasta, które prowadzą użytkownika do jednej strony. Podstrona musi mieć własną treść.

Profil Firmy w Google jest dla firm, które mają placówkę odwiedzaną przez klientów albo świadczą usługi u nich na miejscu. Zasady Google o adresach dotyczą wprost Państwa branży. Adres pocztowy, pod którym firma nie prowadzi działalności, czyli biuro wirtualne, nie kwalifikuje się do wpisu. Adres coworkingu wolno podać tylko wtedy, gdy biuro jest dobrze oznaczone, w godzinach otwarcia obsługiwani są w nim klienci, a na miejscu są pracownicy firmy. Skrytek i skrzynek pocztowych w odległych lokalizacjach nie wolno podawać w ogóle.

Co z tego wynika dla operatora

Operator coworkingu z recepcją i oznaczeniem przy wejściu spełnia te warunki i może mieć wizytówkę. Operator, który oferuje wyłącznie adresy i nie przyjmuje w nich klientów, wizytówki mieć nie powinien. Jego klienci, czyli firmy zarejestrowane pod tym adresem, również nie mogą wpisać go jako miejsca prowadzenia działalności w Google. Warto powiedzieć im o tym na stronie, zanim sami wpadną w kłopoty z zawieszonym profilem.

1. Wejść na support.google.com/business i otworzyć wytyczne dla Profilu Firmy. Przeczytać fragment o wirtualnych biurach i coworkingu.
2. Sprawdzić na miejscu: czy przy wejściu jest szyld z nazwą, czy w godzinach z wizytówki ktoś jest w recepcji, czy pracownik potrafi pokazać lokal.
3. Wybrać w Profilu jak najmniej kategorii, możliwie najbardziej szczegółowych, opisujących rodzaj firmy, a nie listę usług. Nazwa ma odpowiadać temu, co widać na szyldzie i na stronie.
4. Ustawić godziny zgodne z rzeczywistą obsługą, dodać zdjęcia wejścia, recepcji, sal i stanowisk oraz opis usług własnymi słowami.
5. Gdy wizytówka nie przechodzi weryfikacji, nie zakładać drugiej. Skorzystać z formularza odwołania w Profilu.

Nazwa w Profilu ma być taka jak na szyldzie i stronie. Dopisywanie do nazwy dodatkowych fraz odchodzi od tej zasady.

Google podaje, że na pozycję w wynikach lokalnych wpływa trafność, odległość i rozpoznawalność, a ta zależy między innymi od liczby opinii i witryn linkujących do firmy. Nie można poprosić Google o wyższą pozycję ani za nią zapłacić. Opinie są więc jednym z niewielu elementów, na które właściciel ma bezpośredni wpływ, ale zasady są ostre.

Czego zasady Google zakazują

Sprzedawcom nie wolno oferować korzyści, na przykład rabatów albo bezpłatnych godzin sali, w zamian za opinię. Nie wolno zniechęcać do opinii negatywnych i zachęcać tylko do pozytywnych ani wywierać presji czy prosić o konkretną treść. Polska ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym uznaje ponadto zamieszczanie lub zlecanie zamieszczania nieprawdziwych opinii konsumentów za praktykę nieuczciwą w każdych okolicznościach.

1. Ustalić moment prośby: na przykład po pierwszym miesiącu najmu biurka albo po spotkaniu w sali, gdy klient jest zadowolony z konkretnej rzeczy.
2. W Profilu Firmy skopiować link do zbierania opinii i wstawić go do wiadomości po wizycie oraz do stopki e-maili od recepcji.
3. Napisać krótką, neutralną prośbę: prosimy o opinię o naszym coworkingu. Bez rabatów, bez sugerowania oceny i bez podawania gotowych zdań.
4. Na każdą opinię odpowiadać w kilka dni, spokojnie i bez ujawniania danych klienta czy szczegółów umowy najmu.
5. Nie prosić o opinię wyłącznie zadowolonych. Prośba idzie do wszystkich najemców.

Zamieszczanie opinii własnych pracowników i znajomych jako opinii klientów narusza zasady Google i przepisy o nieuczciwych praktykach.

Z natury usługi popyt na coworking i biura wirtualne pojawia się w kilku powtarzalnych momentach. Zmiany siedziby i rejestracje spółek następują wtedy, gdy przedsiębiorcy podejmują decyzję o nowej firmie albo o porządkowaniu formy działalności. Zespoły szukające biurka pojawiają się przy rozpoczęciu projektu albo po zakończeniu umowy w poprzednim biurze. Sale szkoleniowe są rezerwowane przy okazji cyklu konferencji i szkoleń w branżach, które wynajmują Państwa lokal. Nie podajemy tu dat i liczb: każda lokalizacja ma swój rytm, a najlepszym źródłem jest historia zapytań w Państwa własnych danych.

Jak sprawdzić rytm własnej lokalizacji

Wystarczy arkusz z datami podpisania umów i wizyt zwiedzających. Po roku widać, w których tygodniach zapytań przybywa. Dla Search Console i Profilu Firmy taki sam rytm widać w danych o wyświetleniach. Ta wiedza pozwala publikować nowe treści i aktualizować oferty przed szczytem, a nie po nim.

1. Wyeksportować z arkusza lub systemu rezerwacji daty pierwszych zapytań z ostatnich dwóch lat.
2. Zaznaczyć miesiące, w których zapytań przybywało, oddzielnie dla adresów, biurek i sal.
3. Na cztery tygodnie przed każdym takim okresem odświeżyć zdjęcia, ceny i opis oferty, której dotyczy.
4. Zaplanować krótki wpis lub aktualizację podstrony o tym, czego klienci szukają w danym miesiącu, na przykład o zmianie siedziby firmy.
5. Po szczycie sprawdzić w Search Console, które frazy przyniosły wejścia, i wpisać je do arkusza fraz.

Kilkanaście godzin pracy w spokojniejszym okresie daje więcej niż gorączkowe poprawki w szczycie. Sala, której nikt nie widział w wyszukiwarce, nie zapełni się po fakcie.

Google podaje wprost, że nie można poprosić o wyższą pozycję w wynikach lokalnych ani za nią zapłacić. Reklama w wyszukiwarce działa obok, w osobnym bloku oznaczonym jako sponsorowany. Dla coworkingu ma sens tam, gdzie popyt jest krótki i pilny: sala na jutro, biurko na kilka dni, pakiet godzin przed konferencją. Pozycjonowanie lepiej sprawdza się przy popycie stałym: adres do rejestracji firmy, biuro na miesiące, stały gabinet.

Jak podzielić budżet i uwagę

Reklamy wyłączane są z dnia na dzień, a widoczność w wynikach organicznych nie znika po zakończeniu kampanii. Z drugiej strony wyniki organiczne nabierają siły powoli. Sensowny układ to reklamy na frazy o pilnej intencji i pracę nad stroną, wizytówką i treściami dla pozostałych.

1. Wypisać oferty według tempa decyzji: które klient kupuje w jeden dzień, a które po tygodniach porównywania.
2. Przy ofertach szybkich rozważyć małą kampanię w Google Ads z hasłami z nazwą miasta i formy najmu, z dziennym limitem wydatków.
3. Skierować reklamy na konkretną podstronę oferty, a nie na stronę główną.
4. Ustawić w kampanii śledzenie połączeń i wysłanych formularzy, żeby wiedzieć, ile kontaktów przyniosła.
5. Po kilku tygodniach porównać koszt kontaktu z reklamy z liczbą kontaktów z wyników organicznych i zdecydować, co utrzymać.

Reklamy zapewniają widoczność tylko na czas ich trwania. Nie zastępują wizytówki, opinii ani dobrze napisanej podstrony.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wymienia w art. 2 ust. 1 pkt 16 lit. c przedsiębiorców, którzy zapewniają osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej siedzibę, adres prowadzenia działalności lub adres korespondencyjny, jako instytucje obowiązane, o ile nie są już zaliczeni do innych instytucji obowiązanych. Dla operatora biura wirtualnego oznacza to, że przepisy tej ustawy mogą go dotyczyć. Zakres obowiązków, procedury i ich konkretne wymogi należy ustalić z prawnikiem, my ich tu nie opisujemy.

Jak to pokazać na stronie

Klient, który dowiaduje się o weryfikacji dopiero w dniu podpisania umowy, bywa zaskoczony. Rzetelny opis procesu na stronie skraca rozmowy i buduje zaufanie. Nie chodzi o cytowanie przepisów, tylko o powiedzenie, jakie dokumenty operator zbiera i po co.

1. Poprosić prawnika lub osobę odpowiedzialną za zgodność o krótki opis kroków, które stosują Państwo przy zawieraniu umowy adresowej.
2. Zapisać te kroki prostym językiem: jakie dokumenty klient przynosi, ile czasu zajmuje sprawdzenie, kto się z nim kontaktuje.
3. Wstawić opis na podstronę biura wirtualnego, w miejscu widocznym przed formularzem.
4. Dodać, że szczegóły ustalane są indywidualnie i podać telefon do osoby prowadzącej sprawę.
5. Aktualizować opis za każdym razem, gdy zmienia się procedura lub przepis.

Opis procesu to tekst informacyjny dla klienta, a nie porada prawna. Jeżeli mają Państwo wątpliwość co do zakresu obowiązków, proszę zapytać prawnika.

Gdy klient wypełnia formularz, administrator podaje mu podczas pozyskiwania danych między innymi swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz cele i podstawę prawną przetwarzania. Wynika to z art. 13 ust. 1 RODO. Dla coworkingu oznacza to krótką klauzulę pod formularzem zapytania i osobną politykę prywatności, do której prowadzi link. Dane, które podaje najemca przy umowie adresowej, mają zwykle szerszy zakres i warto opisać je odrębnie.

Ceny i promocje

Ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług nakazuje uwidaczniać cenę w sposób jednoznaczny, a przy każdej informacji o obniżce ceny podawać najniższą cenę z 30 dni przed obniżką. Przepisy te stosuje się odpowiednio do reklamy usługi z ceną. Jeżeli więc ogłaszają Państwo promocję na biurko lub pakiet godzin sali, obok ceny promocyjnej trzeba podać najniższą cenę z 30 dni przed obniżką.

1. Sprawdzić, co dzieje się z danymi z formularza: gdzie trafiają, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane.
2. Dodać pod formularzem krótką informację o administratorze, celu przetwarzania i podstawie prawnej oraz link do pełnej polityki.
3. Wpisać w cenniku, czy podane ceny są kwotami netto czy brutto, i od czego zależą pakiety.
4. Przy każdej promocji zapisać cenę sprzed obniżki i cenę najniższą z ostatnich 30 dni, i wyświetlać je razem.
5. Poprosić prawnika o przegląd polityki prywatności i regulaminu raz w roku.

Tej listy nie należy traktować jak audytu zgodności. Jeżeli zbierają Państwo dane w większym zakresie, potrzebna jest konsultacja z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.

Google podaje, że do pojawienia się w AI Overviews i trybie AI nie są potrzebne żadne dodatkowe wymagania ani specjalne optymalizacje. Strona musi być zindeksowana i dopuszczona do wyświetlania ze skrótem treści. OpenAI podaje, że strony blokujące robota OAI-SearchBot nie są pokazywane w odpowiedziach wyszukiwania ChatGPT. Najprostszy krok to sprawdzenie pliku robots.txt i upewnienie się, że nikt nie zablokował tych robotów przez pomyłkę.

Pomiar krok po kroku

Raport Skuteczność w Search Console pokazuje kliknięcia, wyświetlenia, CTR i średnią pozycję, domyślnie z ostatnich trzech miesięcy, z możliwością filtrowania po zapytaniach i stronach. Statystyki Profilu Firmy obejmują połączenia, kliknięcia do witryny i wyszukiwane hasła aktualizowane na początku każdego miesiąca. W GA4 zdarzenie oznacza się jako ważne dla firmy gwiazdką w Administracji, w sekcji Wyświetlanie danych, w zakładce Zdarzenia.

1. Otworzyć search.google.com/search-console i dodać witrynę. Zweryfikować własność zgodnie z instrukcją.
2. Wybrać Skuteczność, a w niej wymiar Zapytania. Zapisać w arkuszu pięć fraz o największej liczbie wyświetleń.
3. Wejść do Profilu Firmy i zapisać liczbę połączeń oraz kliknięć do witryny za ostatni miesiąc. Powtarzać to co miesiąc.
4. W GA4 oznaczyć gwiazdką zdarzenia: wysłanie formularza i kliknięcie w numer telefonu. Zapytać osobę odpowiedzialną za stronę, jeśli nie ma takich zdarzeń.
5. Zadać ChatGPT i Gemini po trzy pytania o coworking w Państwa mieście i zapisać, kogo wskazują. Powtarzać po kilku tygodniach.

Pozycja średnia w Search Console to średnia pozycja najwyższego wyniku witryny, a nie pozycja jednej frazy. Nie należy oceniać jej bez podziału na zapytania.

W tej branży widzimy te same błędy. Wizytówka coworkingu bez oznaczenia lokalu i recepcji jest zawieszana. Biuro wirtualne dostaje własny profil pod adresem, pod którym nikt nie pracuje. Strona ma jedną podstronę na wszystkie oferty. Opinie są zbierane za rabat. Zdjęcia sal ważą kilka megabajtów każde. Telefon jest w grafice. Każdy z tych problemów da się naprawić bez agencji, jeśli ma się kilka wolnych godzin i cierpliwość.

Kiedy praca własna przestaje wystarczać

Agencja ma sens, gdy lokalizacji jest kilka i trzeba pilnować spójności danych, gdy strona wymaga przebudowy technicznej albo gdy nikt w zespole nie ma czasu na cykliczne prace. Google ostrzega przed firmami SEO, które gwarantują pozycje. Rzetelny wykonawca pokazuje zakres prac, zna zasady Google i daje raport. Koszt zależy od liczby lokalizacji, konkurencji w mieście i stanu strony. W ramach naszej pracy przygotowujemy plan, a stały opiekun prowadzi projekt na bieżąco.

1. Zapisać, co z tego poradnika już wdrożyli Państwo, a co czeka.
2. Policzyć godziny, które miesięcznie mogą Państwo poświęcić na pozycjonowanie. Jeśli to mniej niż kilka, rozważyć pomoc.
3. Poprosić potencjalnego wykonawcę o opis pierwszych trzech miesięcy pracy i przykładowy raport.
4. Zapytać o umowę: okres, wypowiedzenie i zakres. My proponujemy umowę na 12, 24 lub 36 miesięcy albo bezterminową z trzymiesięcznym wypowiedzeniem.
5. Odrzucić ofertę, która obiecuje konkretną pozycję.

Proszę zadzwonić do nas, jeśli chcą Państwo omówić, co warto oddać, a co zostawić w firmie.